Виртуальные выборы. Информация для членов родительских и родительско-преподавательских ассоциаций и советов президентов
←
→
Транскрипция содержимого страницы
Если ваш браузер не отображает страницу правильно, пожалуйста, читайте содержимое страницы ниже
2020-2021 Виртуальные выборы. Информация для членов родительских и родительско- преподавательских ассоциаций и советов президентов T&I 31834 Virtual Elections Guidance for PA/PTAs and Presidents’ Councils 2020-2021 (Russian)
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов Весной 2020 г. Отдел по работе с семьей и местным сообществом (Family and Community Empowerment, FACE) опубликовал документ Организация работы в дистанционном режиме: Информация для членов родительских и родительско-преподавательских ассоциаций (PA/PTA) и советов президентов. Основное внимание в документе уделялось переходу от очных заседаний к виртуальным и решению неотложных финансовых вопросов. Тема проведения выборов не рассматривалась до решения вопросов, касающихся механизмов проверки полномочий кандидатов/избирателей и голосования на виртуальной платформе. Теперь мы предоставляем пошаговые инструкции, как проводить выборы в виртуальной среде. Как и ранее, FACE тесно сотрудничал с Родительским консультативным советом при директоре Департамента образования (CPAC) и предложит тренинг по применению руководства для координаторов родительского актива округов/средних школ (Family Leadership Coordinator, FLC), сотрудников районных центров поддержки (Field Support Center, FSC) и координаторов по работе с родителями. Поэтому мы рекомендуем PA/PTA обращаться за помощью и разъяснениями в окружные органы поддержки, в частности в FLC и советы президентов. Следует понимать, что, хотя в этом документе прямо упоминаются только PA/PTA, советы президентов должны использовать это руководство как для консультирования PA/PTA, так и для проведения своих собственных выборов. Организация выборного собрания PA/PTA, не завершившие ежегодные выборы до 30 июня 2020 г., должны до 31 октября 2020 г. избрать как минимум трех обязательных должностных лиц (президента, секретаря и казначея). В это же время, чтобы обеспечить функционирование школьного лидерского совета (SLT), должны быть избраны представители родителей в SLT. Напоминаем: в порядке исключения продлены сроки полномочия только обязательных должностных лиц (президента, секретаря и казначея), и только при условии продолжения обучения их детей в школе после 30 июня 2020 года. Таким образом, в начале учебного года во многих PA/PTA останется только один или два обязательных должностных лица, в некоторых — ни одного, и во многих не будет полного состава правления. Номинационная комиссия или срочные выборы? Распоряжение CR A-660 директора Департамента образования требует, чтобы устав PA/PTA включал правила проведения ежегодных (весенних) выборов, в том числе формирование номинационной комиссии. При этом мы рекомендуем, чтобы выборы, проводимые в порядке исключения после 30 июня 2020 года, были организованы как ускоренные выборы, то есть со всеми кандидатурами, взятыми из зала, как это предусмотрено для осенних выборов в CR A-660: В случае невозможности заполнения вакантных должностей в порядке преемственности ...и восстановления прекратившей функционирование РА/РТА назначаются срочные выборы. (CR A-660.I.D.10) Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 2
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов Если из состава правления вышли все трое обязательных должностных лиц (президент, секретарь и казначей) до истечения срока продления их полномочий в порядке исключения, должны быть проведены срочные выборы, поскольку РА/РТА считается прекратившим функционирование. Если в составе правления осталось минимум одно должностное лицо, РА/РТА не считается прекратившим функционирование, но срочные выборы должны быть проведены для заполнения вакансий обязательных членов правления. Если в составе правления остались все трое обязательных должностных лиц, РА/РТА теоретически может рассмотреть эти выборы в качестве отсроченных весенних и провести их обычным путем, с формированием номинационной комиссии. Однако мы не рекомендуем этот способ ввиду ограниченности сроков. o Номинационная комиссия обычно формируется до 1 апреля; на процесс поиска кандидатов и проведение выборов ей отводится около двух месяцев. Нынешние сроки выборов (менее шести недель между началом занятий и 31 октября) ограничивают возможность формирования номинационной комиссии и организации выборов в соответствии с требованиями устава (CR A-660 не включает положений о номинационной комиссии). Выборы школьного лидерского совета (SLT) CR A-660 требует проведения выборов представителей родителей в школьном лидерском совете (School Leadership Team, SLT) после выборов правления PA/PTA, чтобы дать возможность самовыдвижения большему числу родителей. Рекомендуем провести и те, и другие выборы одновременно, чтобы гарантировать представительство родителей в SLT к 31 октября. Выбор даты собрания и платформы Дата выборов и платформа их проведения должны быть обсуждены и определены на общем собрании. С этой целью может быть организовано внеочередное собрание, если запланированное в соответствии с уставом ежемесячное заседание не позволяет спланировать и провести выборы до 31 октября. Пример: PTA назначила первое заседание на начало учебного года. Согласно уставу, ежемесячные заседания проводятся в третий четверг месяца, т.е. в этом году первого заседания придется ждать до 15 октября. Внеочередное заседание должно быть назначено по возможности скорее, чтобы успеть провести выборы в кратчайшие сроки, до 31 октября. o Уведомление о внеочередном заседании может быть выслано за 48 часов, хотя рекомендуется более длительное время оповещения. Рекомендованные платформы перечислены на с. 5 данного руководства. Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 3
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов Уведомление о выборном собрании Необходимо соблюдать требования CR A-660 относительно сроков и содержания уведомления о собрании; однако PA/PTA, которые обычно передают извещения через детей и вывешивают объявления в школе, должны изменить методы оповещения, чтобы обеспечить уведомление всех родителей. Составление уведомления. Согласно CR A-660, правление PA/PTA отвечает за составление уведомления и предоставление его директору школы или координатору по работе с родителями для распространения в срок не менее 10 дней до выборного собрания. В уведомление включается следующая информация: o Дата, время и место проведения выборов Место проведения — ссылка на виртуальное собрание. o Список всех вакансий. Если одновременно проводятся выборы в SLT, здесь также указываются вакансии в SLT и примечание, что голосование будет проводиться по объявлении результатов выборов на должности в PA/PTA. o Заявление о единственном требовании к кандидатам — быть родителем учащегося данной школы. o Заявление, о выдвижении всех кандидатур непосредственно из зала во время собрания. o Срок полномочий, если оговорено в уставе. o Дата и метод распространения уведомления. Распространение уведомления. Поскольку только школа обладает полной контактной информацией всех родителей, PA/PTA следует обращаться к координатору по работе с родителями, чтобы обеспечить рассылку уведомлений за 10 дней до выборного собрания. Если в школе нет координатора по работе с родителями, за рассылку уведомлений отвечает директор (или координатор подразделения в школах D75). o Для информирования родителей о выборах в PA/PTA школам требуется использовать любые/все доступные методы: имейл, смс, автоматизированное телефонное оповещение. Если у школы нет электронного адреса родителя, он должен быть уведомлен о собрании иным способом. o Школам следует задокументировать дату и способ рассылки уведомлений на случай обжалования результатов выборов. Что, если в начале года в PA/PTA не будет ни одного должностного лица? Отсутствие обязательных должностных лиц в начале учебного года означает прекращение деятельности PA/PTA. Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 4
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов В случае прекращения деятельности РА/РТА директор обязан созвать родительское собрание для проведения срочных выборов и ее (ассоциации) восстановления. (CR A- 660.I.B.3) Подготовка к виртуальным выборам Этим летом многие PA/PTA проводили виртуальные собрания, однако привычные для них платформы не обязательно подходят для проведения виртуальных выборов. В начале учебного года, или, по возможности, ранее PA/PTA должны определить платформу для проведения выборов, отвечающую требованиям CR A-660. Им требуется вместе с директором школы или назначенными им лицом (обычно это координатор по работе с родителями) обеспечить процесс верификации (проверки) полномочий кандидатов и избирателей на выборах. Выбор виртуальной платформы для голосования Для проведения собраний РА/РТА, в т. ч. голосования по предложениям, подходит несколько платформ. Однако не все они подходят для выборов, поскольку ключевые функции, такие как зал ожидания, совместный хостинг, запись звука и текста, зал для опроса и сессионные залы, участие по телефону, либо недоступны, либо доступны только по платной подписке. Мы настоятельно рекомендуем, чтобы PA/PTA пользовались аккаунтами DOE, чтобы иметь бесплатный доступ к функциями премиум-версии. Предпочтительная платформа — Zoom из-за множества функций и простоты использования; Google Meet и Teams имеют ряд недостатков, однако могут служить альтернативой для уже знакомых с ними PA/PTA. Для использования аккаунта DOE, PA/PTA требуется электронный адрес schools.nyc.gov. Все PA/PTA имеют право на официальный адрес имейл DOE; в своей деятельности им настоятельно рекомендуется пользоваться этим адресом. При отсутствии адреса необходимо запросить его у DIIT через директора или координатора родительского актива (Family Leadership Coordinator, FLC). В случае невозможности получения электронного адреса DOE через директора или FLC, обращайтесь за содействием в FACE. o В отличие от Gmail и пр., имейл DOE принадлежит PA/PTA; переписка будет доступна даже в случае утраты пароля, поскольку DIIT может его переустановить. Создав учетную запись DOE Zoom, Google Meet или Teams, необходимо протестировать различные функции; чем больше вы проведете тренировочных собраний и выборов, тем успешнее пройдут настоящие мероприятия. Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 5
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов Верификация кандидатов и избирателей CR A-660 требует, чтобы директор или назначенное им лицо (обязательно сотрудник школы, обычно координатор по работе с родителями) проверяли полномочия всех участников выборов: кандидатов и избирателей. Обычно это делается путем сверки прибывающих участников собрания со школьным списком родителей. Подтверждение полномочий в виртуальной среде является сложной задачей, поскольку невозможно с уверенностью определить, кто является членом PA/PTA, ни путем контроля доступа к собранию (поскольку любой, у кого есть ссылка, может войти в систему), ни путем визуального подтверждения (невозможно узнать члена ассоциации в лицо или связать его с именем/адресом электронной почты/названием устройства для входа на собрание). Для верификации кандидатов и избирателей рекомендуем школам создать индивидуальные коды для каждого родителя, которые будут использоваться для регистрации на собрании, как указано ниже. Это может быть случайно сгенерированное число или комбинация цифр, которую родителям легко запомнить, например: DBN школы + класс/номер классной комнаты + последние 4 цифры номера OSIS (пример: 04M037-701-4199). Школы определяют метод создания персонального кода для каждого родителя по своему усмотрению. Код и инструкции по его использованию на собрании должны быть отправлены родителям по электронной почте заблаговременно. В отдельных случаях также может потребоваться передача кода по телефону. o На собрании директор школы/назначенное лицо должны иметь в своем распоряжении список кодов на случай, если родителю понадобится код для участия в выборах. Рекомендуемые платформы для виртуальных выборов Zoom Отдел FACE протестировал платформу Zoom и рекомендует ее для проведения выборов на основании следующих функций: Возможность изменения организаторов и участия соорганизаторов. Это важно, потому что участники могут совместно выполнять различные задачи по проведению собрания и выборов: председатель собрания может сосредоточиться на выступающих (включать и Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 6
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов выключать звук) и демонстрации экрана; другие участники могут контролировать зал ожидания, чат и опросы. Функция регистрации с возможностью задавать индивидуальные вопросы и переходить зал ожидания. Это важно для контроля участников голосования и минимизации риска отмены выборов на основании участия в выборах лица без права голоса. o Регистрация может быть выполнена быстро и легко даже во время собрания, если при настройке собрания отмечены параметры registration required («требуется регистрация») и admit automatically («автоматический допуск»). Не рекомендуется устанавливать параметр admit manually («допуск вручную») или требовать предварительной регистрации; они усложняют процесс регистрации без улучшения идентификации на выборах. С настройкой registration required «требуется регистрация», запись посещаемости ведется автоматически, и после собрания организатор/владелец учетной записи может загрузить отчет. Не нужно создавать отдельную ведомость регистрации участников или просить участников вводить свое имя в чате (последний вариант не рекомендуется в любом случае). o Поскольку собрания PA/PTA должны быть открытыми для общественности, и поскольку невозможно контролировать распространение ссылки на собрание, правомочные избиратели должны идентифицироваться на платформе при помощи своего персонального кода, а не по имени/адресу электронной почты/названии устройства, и пр. Это можно сделать одним из двух способов: Создание в настройках вопроса, который позволяет участникам использовать свой персональнвй код в качестве идентификатора (это возможно только если используется параметр registration required «требуется регистрация»); или Требование к участникам при входе изменить экранное имя на уникальный код. o При входе в зал ожидания, правомочные избиратели идентифицируются по коду; другие могут быть допущены, но должны быть удалены из собрания или помещены в сессионный зал (breakout room) на время голосования (они могут быть повторно допущены позже). Функция чата, которую можно использовать вместо функции «поднять руку», чтобы задавать вопросы или оставлять комментарии. o Чат может быть использован для голосования по предложениям, но он не подходит для выборов, поскольку голосование не может быть анонимным. Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 7
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов Исключение: чат может быть использован на выборах с единственным кандидатом, поскольку они проводятся путем голосования по предложению. o Чат автоматически записывается и сохраняется на компьютере организатора/владельца аккаунта. Для голосования можно также использовать функцию опроса. Эта функция доступна только в настольной версии Zoom, поэтому организатор/владелец учетной записи должен использовать компьютер, хотя все остальные участники могут пользоваться мобильными приложениями IOS или Android или телефоном. o По завершении выдвижения кандидатур организатор/владелец учетной записи должен создать отдельный опрос по каждой вакансии с именами всех кандидатов. Для вакансий с одним кандидатом опрос не требуется. Предложение о принятии кандидатуры вносится, поддерживается и ставится на голосование. Голосование по вакансиям с одним кандидатом проводится раздельно. o В настройках опроса должен быть отмечен вариант «анонимный», чтобы коды/имена/имейлы не отображались на экране и в отчете. o Для обеспечения участия в голосовании только избирателей с правом голоса, остальных следует временно удалить, как описано выше. o ПРИМЕЧАНИЕ: Организатор не имеет права голосовать. По создании опроса права организатора могут быть переданы другому лицу, не входящему в состав PA/PTA. Это может быть член Совета президентов, FLC или представитель FACE. Права организатора не могут быть переданы директору или координатору по работе с родителями. o После собрания отчет с результатами опроса должен быть загружен и сохранен организатором/владельцем учетной записи. В отсутствие бюллетеней, которые можно сохранить и пересчитать если результаты будут поставлены под сомнение, отчет служит протоколом выборов. Google Meet и Microsoft Teams Google Meet и Microsoft Teams — это платформы, которые DOE рекомендует для собраний, однако у них нет определенных функций, необходимых для успешного проведения выборов, таких, как участие соорганизаторов, регистрация/переименование участников, поднятие руки, встроенное в платформу голосование. По этой причине FACE не проводил всестороннее тестирование этих платформ, сосредоточившись на Zoom. PA/PTA, намеренные использовать Google Meet или Teams, должны провести тренировочные выборы , чтобы убедиться в доступности перечисленных выше функций доступны или других решений. Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 8
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов Платформы для голосования онлайн Важно понимать, что платформы Zoom, Google Meet и Teams предназначены для виртуальных встреч и собраний, а не виртуальных выборов. Их можно использовать для выборов, однако требования CR A-660 (верификация кандидатов и избирателей, тайное голосование), затрудняют их применение без практики и некоторых обходных путей. Несколько компаний предлагают платформы, предназначенные для онлайн-голосования, но к сожалению, мы не нашли бесплатных. Хотя FACE не рекомендует использовать платные платформы, некоторые PA/PTA могут выбрать этот путь, чтобы сэкономить время и усилия, связанные с адаптацией виртуальной платформы к выборам. Следующие компании предлагают различные по цене платформы для онлайн-голосования; некоторые из них предоставляют скидки школам: Election Buddy; Election Runner; Simply Voting; eBallot. Учтите, что FACE не проводил тестирования и не дает рекомендаций в отношении этих компаний. Этот список является лишь отправной точкой для PA/PTA, решивших приобрести онлайн-платформу для выборов. Если стоимость платформы превышает указанную в уставе допустимую сумму на экстренные расходы, покупка должна быть одобрена голосованием членов ассоциации. o Поскольку использование платформы для онлайн-голосования может иметь последствия, выходящие за рамки затрат, одобрение покупки голосованием рекомендуется в любом случае. Проведение виртуальных выборов Советы по проведению дистанционных собраний в равной степени применимы к выборным собраниям. Рекомендуем PA/PTA изучить этот документ и учесть дополнительные требования, применимые к выборам. Тренировочные выборы — ключ к успеху. Сразу после открытия заседания председательствующим (обычно президентом) и установления кворума назначается председатель выборного собрания. o В CR A-660 установлен кворум для собраний PA/PTA: 8 человек, в том числе не менее 2 членов правления и 6 членов-родителей. При недостаточном количестве членов правления, требование кворума может быть выполнено при наличии 8 родителей. Это разрешено для собраний по восстановлению PA/PTA). Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 9
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов Председатель выборного собрания не может баллотироваться на должности. В идеале он должен быть членом PA/PTA, но ввиду различных проблем, связанных с собраниями и выборами в виртуальном формате, для эффективного проведения мероприятия может потребоваться внешняя помощь. o Это может быть член Совета президентов, FLC или представитель FACE. Привлечение директора или координатора по работе с родителями к проведению собрания может стать причиной для жалоб на вмешательство школьной администрации в избирательный процесс PA/PTA, что прямо запрещено Распоряжением CR A-660. Как и на обычных выборах, председатель выборного собрания должен объяснить процесс (вакансии; выдвижение кандидатов; выступления кандидатов; голосование), а также особые правила в отношении обеспечения честности виртуальных выборов. o Регистрация: Если выборы запланированы с настройкой registration required «требуется регистрация», ведомость участников не требуется. Организатор/владелец учетной записи может загрузить список участников. В противном случае должен быть назначен ответственный за ведение ведомости участников. o Верификация избирателей (и кандидатов): Чтобы гарантировать голосование только избирателей с правом голоса, проголосовали, их уникальный код должен быть виден председателю выборного собрания. На этапе голосования они должны быть единственными участниками собрания. Участникам потребуется при регистрации добавить свой уникальный код к имени; так их имя будет указано в списке участников (пример: Jane 04M037- 701-4199). Участникам при входе может потребоваться изменить экранное имя на уникальный код. Этот метод требует дополнительного времени и не всегда эффективен, но должен быть доступен в случае, если участники пропустили инструкции по регистрации или в настройках собрания Zoom не задан параметр «требуется регистрация». При появлении кодов в списке участников собрания, директор/назначенное лицо должен сверить их с ранее составленным списком лиц, имеющих право голоса. Те, кто участвует в выборах по телефону, могут верифицироваться, назвав выданный школой код, который будет сверен со списком. В отсутствие возможности у этих участников изменить экранное имя, председатель выборного собрания должен вести список телефонов лиц с правом голоса. o Чтобы обеспечить голосование только правомочных лиц, организатор собрания должен на время голосования удалить всех участников без кода (или Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 10
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов подтвержденного номера телефона) из собрания или переместить их в сессионный зал. Это эквивалент выдачи бюллетеней только верифицированным избирателям. После завершения процесса номинации объявляются имена кандидатов, и организатор/владелец учетной записи может настроить опрос по каждой вакансии. o ДЛЯ ПРЕДОТВРАЩЕНИЯ ОТСЛЕЖИВАНИЯ ГОЛОСОВАНИЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ УЧАСТНИКОВ СОБРАНИЯ, ВО ВРЕМЯ НАСТРОЙКИ НЕОБХОДИМО ОТМЕТИТЬ ВАРИАНТ ANONYMOUS («АНОНИМНОЕ»). В противном случае организатор/владелец учетной записи по коду сможет увидеть, как проголосовал каждый избиратель. Рекомендуется, чтобы председатель выборного собрания подтвердил и объявил, что настройки опроса установлены правильно. o Если организатор/владелец учетной записи является членом PA/PTA, чтобы дать ему возможность проголосовать, функции организатора должны быть переданы тому, кто не является членом PA/PTA (например, FLC). o Продолжительность голосования должна быть объявлена до начала опроса и назначения хронометриста. o Для тех, кто участвует по телефону, должны быть предусмотрены отдельные процедуры голосования. Возможное решение: провести отдельные выборы в отдельном сессионном зале и добавить эти голоса к результатам голосования. Организатор сессионного зала запрашивает у каждого участника код и голос; голос (без кода) записывается в чате для прозрачности выборов. По окончании подачи голосов их можно подсчитать в чате и опубликовать результаты. Поскольку голоса могут быть распознаны, этот метод не гарантирует анонимного голосования. Председатель выборного собрания должен медленно и четко зачитать вслух результаты каждого опроса (количество голосов за каждого кандидата) и объявить победителя, чтобы эта информация была точно зафиксирована в протоколе собрания. o Отчеты и записи опросов Zoom удаляются через 30-60 дней. Рекомендуем председателям делать скриншоты или фотографии каждого опроса и/или вводить результаты в чате или в документе в формате Word для дальнейшей демонстрации на экране и сохранения. Это обеспечит наличие резервной копии на случай, если организатор/владелец учетной записи не загрузит отчет об опросе до его удаления. Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 11
Виртуальные выборы: Информация для членов PA/PTA и советов президентов Напоминаем... Ведите запись собрания. o Запись может пригодиться для реконструкции событий в случае подаче жалоб. o Объявите, что ведется запись (из вежливости); для продолжения собрания согласие участников не требуется. Запланируйте участие соорганизаторов, особенно если ожидается много участников. Виртуальные собрания требуют много усилий, их сложно проводить в одиночку. Убедитесь в правильности настроек и наличии требуемых функций. Заранее потренируйтесь. Это лучший способ обеспечить успешную встречу и выборы. o Проверьте, как работает подключение с помощью телефона, компьютера, планшета или смартфона. Подготовьте отдельные инструкции для тех, кто будет участвовать по телефону, чтобы они могли верифицироваться и голосовать. Обеспечьте языковую поддержку. o Для перевода могут использоваться сессионные залы Zoom; в Teams может потребоваться отдельное собрание для тех, кто подключается по телефону. Сертификация выборов Директор должен подтвердить, что выборы проводились в соответствии с CR A-660 и уставом PA/PTA. Директор школы может назначить для проведения выборов сотрудника школы помимо координатора по работе с родителями. После выборов вновь избранные обязательные должностные лица и представители SLT должны предоставить директору свою контактную информацию для заполнения Формы сертификации выборов. Это можно сделать по электронной почте в единой форме или заполнить форму отдельно и отправить ее по электронной почте директору школы, который затем сведет информацию в единую форму. Департамент образования г. Нью-Йорка | 18 сентября 2020 г. 12
Вы также можете почитать