Microsoft Access 2010 - Руководство по продукту
←
→
Транскрипция содержимого страницы
Если ваш браузер не отображает страницу правильно, пожалуйста, читайте содержимое страницы ниже
Microsoft Access 2010 Руководство по продукту
Содержание
Access 2010: обзор .......................................................................................................................................... 1
Access 2010: краткий обзор ......................................................................................................................... 2
Более удобный доступ к нужным средствам в нужное время. ..................................................... 2
Более быстрое и удобное создание баз данных. .................................................................................. 2
Создание эффективных форм и отчетов.................................................................................................... 3
Интуитивно понятное добавление автоматизации и сложных выражений. .......................... 3
Централизованная площадка для работы с данными. ....................................................................... 4
Новые методы доступа к базе данных. ........................................................................................................... 5
Access 2010: детальный обзор .................................................................................................................... 6
Лента Улучшение ............................................................................................................................................................... 6
Представление Microsoft Office Backstage Новинка ................................................................................ 7
Готовые шаблоны баз данных Улучшение ........................................................................................................ 9
Части приложения Новинка .................................................................................................................................... 10
Работа с таблицами Улучшение ......................................................................................................................... 11
Поля краткого руководства Новинка................................................................................................................. 11
Режим макета Улучшение ....................................................................................................................................... 12
Форма навигации Новинка .................................................................................................................................... 13
Коллекция изображений Новинка .................................................................................................................... 15
Диспетчер правил условного форматирования Улучшение........................................................... 16
Гистограммы Новинка................................................................................................................................................ 16
Темы Office Новинка .................................................................................................................................................... 17
Элемент управления типа «Веб-браузер» Новинка ............................................................................... 19
Построитель выражений Улучшение ................................................................................................................. 19
Вычисляемое поле Новинка ................................................................................................................................... 21
Конструктор макросов Улучшение .................................................................................................................... 21
Макросы данных Новинка ....................................................................................................................................... 21
Связывание, импорт и сбор данных Улучшение ..................................................................................... 23
Подключение к веб-службам и поддержка для Microsoft SharePoint 2010 Business
Connectivity Services (BCS) Новинка .................................................................................................................. 24
Надежные документы Новинка ............................................................................................................................ 24
Языковые средства Улучшение ............................................................................................................................. 25
Веб-база данных Новинка ........................................................................................................................................ 26
Средство проверки совместимости Новинка .......................................................................................... 27
Кэширование и синхронизация данных Улучшение .............................................................................. 28
Microsoft SharePoint Online...................................................................................................................................... 28
Заключение .....................................................................................................................................................29
Место расположения ..................................................................................................................................30
Сравнение версий ........................................................................................................................................35
Access 2010: вопросы и ответы ................................................................................................................42
Доступность и раскрытие возможностей ...........................................................................................50
Microsoft SharePoint Online...................................................................................................................................... 50
Ссылки в данном руководстве по продукту ............................................................................................... 50
Общие сведения .......................................................................................................................................................... 50
Access 2010: обзор
Microsoft® Access® 2010 характеризуется простотой, достигаемой за счет готовых
шаблонов, позволяющих начать работу, и мощных инструментов, не теряющих
актуальности по мере роста объема данных. Access предоставляет пользователю
максимальные возможности по обработке информации — даже если он не является
специалистом по базам данных — с минимальными ограничениями и затратами времени
на обучение. Благодаря простым подключениям к различным источникам данных и
средствам сбора данных организация совместной работы не вызывает трудностей. Для
работы не требуются дорогостоящие серверы.
Access 2010 расширяет возможности обработки данных, упрощая их отслеживание,
составление отчетов и совместное использование с другими пользователями. Новые
веб-базы данных можно публиковать в новых службах Access в Microsoft SharePoint®
Server 2010 и совместно использовать в границах всей организации.1 Можно использовать
улучшенную защиту данных, позволяющую обеспечить соответствие требованиям к
использованию, архивации и аудиту данных, а также увеличивающую их гибкость и
управляемость. Благодаря веб-базам доступность данных определяется просто наличием
веб-браузера.2
Для крупных корпораций, предприятий малого бизнеса, некоммерческих организаций и
даже частных лиц, которым необходим эффективный способ управления личными
данными, Access 2010 упрощает и ускоряет выполнение любых задач, позволяя добиться
большей гибкости и лучших результатов.
Добро пожаловать в Access 2010 — наиболее мощную и интуитивно понятную версию
данного продукта на сегодняшний день.
1
Для этой функции должны быть включены Microsoft SharePoint Server 2010 и службы Access Services.
2
Требуется подходящее устройство, подключение к Интернету и поддерживаемый веб-браузер Windows®Internet Explorer® 7
для Windows, Safari 4 или более поздней версии для Mac либо Firefox 3.5 или более поздней версии для Windows, Mac или
Linux.
1
Access 2010: краткий обзор
Узнайте, каким образом в Access 2010 достигается максимальная эффективность
использования ПК и браузера. В последующих разделах приведено более подробное
описание новых и улучшенных функций.
Воплощение идей в жизнь
Сегодня базы данных используются для решения различных задач, например для
отслеживания и управления ресурсами, хранения бизнес-данных и личных контактов или
сведений о студентах. Требования к управлению данными могут возрастать, но для
обеспечения соответствия этим требованиям необязательно нанимать сторонних
исполнителей или консультантов. Access 2010 позволяет максимально эффективно
обрабатывать данные даже тем пользователям, которые не являются специалистами в
области баз данных. Были добавлены новые шаблоны и средства разработки, а также
улучшены функции, ставшие за долгое время их использования избранными
инструментами, что позволило упростить создание мощных и надежных баз
данных — теперь проще простого начать сбор и анализ данных, как только в этом
возникнет необходимость.
Более удобный доступ к нужным средствам в нужное время.
Новые и улучшенные функции могут повысить эффективность работы, но только когда их
можно быстро найти в нужное время. К счастью, улучшенная настраиваемая лента в
Access 2010 позволяет без труда обнаружить дополнительные команды, помогая
сосредоточиться на конечном продукте, а не на поиске необходимых инструментов.
Хотите упростить управление базами данных? Хотите получить более быстрый и прямой
способ публикации баз данных? Возможно, вам нужен более простой способ сохранения
баз данных в другом формате? Новое представление Microsoft Office Backstage™ решает
эти и многие другие задачи. Теперь вы можете упростить совместное использование и
публикацию данных, а также настройку взаимодействия с Access 2010, воспользовавшись
функциями, удобно расположенными в одном месте.
Более быстрое и удобное создание баз данных.
Забудьте о длительном обучении Встроенные шаблоны и повторно используемые
компоненты делают Access 2010 наиболее быстрым и простым решением для управления
базами данных.
Начните работу всего несколькими щелчками мыши. Обратите внимание на новые
готовые шаблоны, которые можно использовать без настройки, или выберите
шаблоны, созданные другими участниками интернет-сообщества Access, и настройте их
в соответствии со своими потребностями.
2
Создавайте базы данных с использованием новых модульных компонентов. Новые
части приложения позволяют всего несколькими простыми действиями добавлять в
базы данных ряд стандартных компонентов Access, таких как таблицы и формы для
управления задачами. С помощью новых полей краткого руководства можно
добавлять в таблицы группы часто используемых полей.
Навигация по базам данных также упрощена. Создавайте формы навигации и делайте
часто используемые формы и отчеты более доступными без написания кода или
создания логических схем.
Создание эффективных форм и отчетов.
Независимо от того, с каким типом данных вы работаете, в вашем распоряжении имеются
средства для улучшения наглядности данных и создания безукоризненных и
профессиональных форм и отчетов. Будь то инвентаризация активов или клиентская база
данных продаж, Access 2010 предоставляет инновационные инструменты, которые вы
надеялись получить в Microsoft Office, и позволяет воплотить ваши идеи в жизнь.
Простое выявление трендов и добавление выразительности данных. Условное
форматирование теперь поддерживает гистограммы. Градиентная заливка позволяет
легко сделать представление значений более наглядным, помогая принимать более
обоснованные решения. Кроме того, теперь можно управлять правилами условного
форматирования из одного интуитивно понятного представления.
Создавайте безупречные базы данных профессионального качества с согласованными
таблицами, формами и отчетами. Добавление в Access 2010 тем Office позволяет
изменять форматирование множества объектов баз данных всего несколькими
щелчками мыши, экономя время на разработку.
Добавляйте в базы данных веб-контент. С помощью нового элемента управления
типа «Веб-браузер» можно добавлять в формы динамический веб-контент и при
необходимости получать данные, хранимые в Интернете.
Интуитивно понятное добавление автоматизации и сложных
выражений.
Access 2010 позволяет пользователю разрабатывать более надежные базы данных с
такими возможностями, как предотвращение удаления записей при выполнении
определенного условия или создание расчетов для прогнозирования бюджета. Понятные
и простые в использовании инструменты позволят выполнять задачи такого типа даже
тому, кто считает себя начинающим пользователем в области баз данных.
Выполняйте построение выражений и формул без труда. Улучшенный построитель
выражений существенно упрощает построение выражений благодаря использованию
технологии IntelliSense®. Меньше ошибок и меньше времени на запоминание имен и
синтаксиса выражений и больше времени для построения базы данных.
3
Добавляйте автоматизацию в базы данных без дополнительных усилий.Благодаря
модернизированному конструктору макросов добавление стандартной логики в базы
данных стало еще более простым. Опытные пользователи Access оценят более
понятные улучшенные функции для создания сложной логики, позволяющей
расширить приложения для работы с базами данных.
Храните логику в одном расположении. Используйте новые макросы данных, чтобы
подключить к данным логическую схему, что позволяет ориентировать эту схему на
таблицу, а не на объекты, обновляющие данные.
Более эффективная совместная работа
Многие базы данных используют данные из разных источников, а также обновляются и
используются многими пользователями. Вы можете работать в группе или получать
данные от других пользователей. В любом случае необходимо сосредоточиться на задаче,
а не на процессах, что делает совместную работу простой и удобной. Access 2010
предоставляет новые и улучшенные возможности для совместной работы и
использования данных из разных источников.
Централизованная площадка для работы с данными.
Access 2010 предоставляет простые способы объединения данных и повышения качества
работы. Новые технологии помогают преодолеть ограничения и работать с базами данных
совместно, делая работу в группе более эффективной и продуктивной.
Используйте в отчетах данные из различных источников.Связывайте и импортируйте
данные из разных источников или собирайте и обновляйте данные посредством
электронной почты.
Подключайтесь к источникам данных в Интернете. Включайте данные веб-служб и
бизнес-приложений прямо в создаваемые приложения и подключайтесь к
источникам данных по протоколам веб-служб.
Более простая организация совместной работы.
Упрощенная организация доверия для баз данных. Просто и надежно обеспечивайте
доверие для своих и чужих баз данных с помощью нового компонента доверенных
документов.
Разрушайте языковые барьеры. Обратите внимание на улучшенные языковые
средства и возможность настройки языковых параметров, не покидая Access.
4
Доступ к работе в любом месте
Этот выпуск позволяет сохранять в SharePoint Server не только данные. Теперь в SharePoint
Server 2010 можно перенести все приложение, включая таблицы, запросы, формы, отчеты
и логику. Получайте доступ к приложениям где и когда угодно — ведь веб-браузером
можно воспользоваться практически везде.3 Управление редактированием, совместным
использованием и публикацией баз данных посредством веб-интерфейса еще никогда не
было таким простым.
Новые методы доступа к базе данных.
Интернет позволяет пользователям преодолевать коммуникационные барьеры, работать
совместно с другими пользователями по всему миру практически в режиме реального
времени и хранить важные данные централизованно, чтобы получать к ним доступ где
угодно и когда угодно. Теперь, благодаря новым службам Access для SharePoint Server
2010, базы данных в Access 2010 можно сделать доступными в Интернете, используя новые
веб-базы данных.
Быстрое начало совместной работы. Размещайте веб-базы данных в Интернете и
осуществляйте доступ к ним, их просмотр и изменение из Интернета. Пользователи, не
имеющие клиента Access, могут открывать веб-формы и отчеты в браузере, при этом
изменения будут синхронизироваться автоматически.
У вас не установлен SharePoint Server 2010? Нет проблем. Майкрософт предлагает
размещенные решения SharePoint на основе подписки как часть услуги Microsoft
SharePoint Online, которая позволяет публиковать веб-базы данных или использовать
другие компоненты SharePoint.4
3
К поддерживаемым браузерам относятся Windows Internet Explorer 7 или более поздней версии для Windows, Safari 4 или
более поздней версии для Mac, Firefox 3.5 или более поздней версии для Windows, Mac или Linux.
4
Начало поддержки служб Access услугой Microsoft SharePoint Online запланировано на вторую половину 2010 года.
5
Access 2010: детальный обзор
Познакомьтесь с новыми возможностями Access 2010, которые помогают пользователям
реализовать свои идеи, работая самостоятельно, в группе и даже "на ходу".
Воплощение идей в жизнь
Более удобный доступ к нужным средствам в нужное время.
Лента Улучшение
Нужные команды в нужном месте и в нужное время. Улучшенная лента в приложениях
Office 2010 упрощает обнаружение команд, что позволяет сосредоточиться на решении
задач, а не на поиске нужных средств.
Лента заменяет традиционные меню и панели инструментов и позволяет настроить
рабочую среду под себя. Лента поможет быстрее находить команды и использовать весь
спектр возможностей Access, позволяя выполнять еще большие объемы работ при
минимальных затратах времени.
Настраивайте или создавайте свои собственные вкладки на ленте, чтобы привести
взаимодействие с пользователем Access 2010 в соответствие с вашим стилем работы.
Стандартные вкладки на ленте содержат команды, относящиеся к определенной
задаче, что позволяет быстрее находить то, что нужно.
Лента также предлагает контекстные вкладки, на которых при необходимости всегда
можно найти необходимые средства. Например, при разработке отчета на ленте
отображаются контекстные вкладки с необходимыми инструментами, как показано на
Рисунок 1.
6
Рисунок 1. Контекстные инструменты отображаются автоматически, например при
разработке отчета.
Представление Microsoft Office Backstage Новинка
В левой части ленты находится вкладка «Файл». Просто щелкните эту вкладку, чтобы
получить доступ ко всем функциям, упрощающим управление файлами и настройку
взаимодействия с Access.
Новое представление Backstage заменяет традиционное меню «Файл», предоставляя
единое расположение для всех задач, которые связаны с управлением базами данных.
Пример.
На вкладке «Сохранить и опубликовать», показанной на Рисунок 2, можно сохранить
копию базы данных в виде шаблона для повторного использования, опубликовать базу
данных в SharePoint 2010 с помощью новых служб Access, чтобы сделать ее доступной
из веб-браузера, и многое другое.
7Рисунок 2. Вкладка «Сохранить и опубликовать» в представлении Backstage
предоставляет централизованное расположение для управления файлами баз данных.
Представление Backstage допускает расширение. Компании могут интегрировать
рабочие и информационные потоки из других систем и выводить их в наиболее
удобном приложении Microsoft Office. Например, представление Backstage позволяет
перенести рабочие процессы сервера учетных данных прямо в Access 2010.
Совет. На вкладке Последние в представлении Backstage находится список недавно открывавшихся
файлов. Закрепите файлы на этой вкладке, чтобы переместить их вверх, где они будут легко
доступны. Кроме того, элемент можно удалить из списка недавно использовавшихся баз данных,
щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить из списка.
8Более быстрое и удобное создание баз данных.
Готовые шаблоны баз данных Улучшение
Начните работу быстрее с помощью готовых шаблонов. В Access 2010 имеются шаблоны
баз данных, которые можно использовать в качестве отправной точки или настроить в
соответствии со своими потребностями. Это позволит гарантировать, что приложение
построено правильно и оптимизировано для многократного использования внутри
организации.
При разработке шаблонов учитывались потребности разных категорий пользователей.
Крупные корпорации, предприятия малого бизнеса, некоммерческие организации и
даже частные лица, которым необходимы эффективные средства управления
персональными данными, обнаружат в Access 2010 множество шаблонов баз данных,
которые помогут приступить к работе. От организации мероприятий, повышения
продаж и реализации маркетинговых проектов до ведения личных дел студентов и
преподавательского состава или учета благотворительных пожертвований — Access
поможет воплотить в жизнь любые идеи.
Рисунок 3. Используйте готовый
шаблон, чтобы быстро создать базу
данных для конкретной задачи.
Обратитесь за идеями к своим коллегам. Начните работу с одного из шаблонов,
предоставленных интернет-сообществом Access. Выберите одну из категорий готовых
шаблонов, например «Активы», «Контакты», «Проекты» или «Некоммерческие». Либо
выполните поиск других шаблонов на сайте Office.com, не выходя из Access. Там можно
найти даже образцы шаблонов, которые помогут в решении специфических задач,
связанных с базами данных.
Совет. Пусть о вас узнают — создайте шаблон базы данных и опубликуйте его на сайте
интернет-сообщества Access. Щелкните вкладку Файл, чтобы открыть представление Backstage,
выберите команду Сохранить и опубликовать и сохраните базу данных как файл типа Шаблон.
Добавьте имя базы данных, описание, значок приложения, изображение для предварительного
просмотра и даже образец данных.
9Части приложения Новинка
Части приложения упрощают создание базы данных, позволяя добавлять
распространенные компоненты, такие как все таблицы, формы и отчеты, необходимые для
отслеживания контактов, во всех базах данных или во всей организации всего
несколькими действиями.
Сэкономьте время и усилия, воспользовавшись частями баз данных, созданными для
вашей базы данных другими пользователями.
Упакуйте свои собственные стандартные части баз данных и используйте их повторно
для других баз данных в своей организации.
Рисунок 4. Добавьте части
приложения, состоящие из
нескольких компонентов,
или выберите пустой макет
формы.
Совет. Чтобы добавить пользовательскую часть приложения в коллекцию частей приложения, в
представлении Backstage на вкладке Сохранить и опубликовать сохраните базу данных как файл
типа Шаблон. Найдите параметр Часть приложения в диалоговом окне Создать новый шаблон
из этой базы данных.
10Работа с таблицами Улучшение
Улучшенные инструменты для работы с таблицами упрощают создание и изменение
таблиц, размещая дополнительные параметры в простом
Рисунок 5. Улучшенные инструменты для работы с таблицами выносят средства
разработки таблиц на передний план.
Быстро вставляйте новые поля в таблицу. Выберите один из основных типов, например
«Число», «Текст» или «Денежный», и найдите дополнительные варианты, например
«Форматированный текст» или «Евро». Вставленные поля автоматически
форматируются в соответствии с вашим выбором.
Настройки, которые раньше были доступны только в конструкторе таблиц, например
настройки значений по умолчанию и проверки данных ввода, теперь доступны на
ленте, что упрощает их использование.
Поля краткого руководства Новинка
В Access таблицы создаются быстро и просто — всего несколькими щелчками мыши.
Однако для ввода имен полей и изменения их параметров может потребоваться много
времени. К счастью, благодаря новым полям краткого руководства в Access 2010,
множество связанных и отформатированных полей можно добавить быстро и эффективно.
Это не только экономит время, но и позволяет гарантировать согласованность при
создании таблиц, использующих похожие поля, в текущей базе данных или в других базах
данных.
11Рисунок 6.
Используйт
е поля
краткого
руководства
для
добавления
групп полей
в таблицу.
Добавьте новые поля всего несколькими щелчками мыши. Выберите одно поле
краткого руководства и одновременно добавьте другие поля, например «Адрес»,
«Город», «Штат», «Почтовый индекс» и «Страна».
Создайте собственные поля краткого руководства. Отдельное поле или группу полей
можно многократно использовать в других таблицах и базах данных. Например,
создайте группу полей для часто используемых расчетов и вы сможете добавлять даже
вычисляемый результат.
Совет. Чтобы создать собственное поле краткого руководства, выберите поле или поля в таблице,
на вкладке Работа с таблицами — Поля щелкните Другие поля и выберите команду Сохранить
выделенный фрагмент как новый тип данных.
Режим макета Улучшение
В Microsoft Access 2007 было представлено принципиально новое представление «Режим
макета» для разработки форм и отчетов. В режиме макета можно прямо во время
разработки увидеть, как будут выглядеть данные формы или отчета — при этом не нужно
переключаться между представлениями, чтобы проверить форматирование и другие
изменения макета. Кроме того, в Access 2007 был добавлен макет элемента
управления — появилась возможность группировки элементов управления и их обработки
в виде одного модуля, т. е. одновременное изменение размеров и перемещение, а также
возможность перетаскивания элементов управления для их перемещения внутри группы.
12В Access 2010 улучшенный макет элемента управления в режиме макета действует как
таблица со столбцами, строками и ячейками, позволяя гибко размещать элементы
управления.
Рисунок 7. Используйте улучшенный режим макета для показанных выше веб-форм или
традиционных клиентских форм баз данных.
Ниже описано несколько приемов более эффективной разработки форм и отчетов с
использованием этого улучшения.
Разбейте ячейку по горизонтали и добавьте новое содержимое, например заголовок
или другое поле, справа или слева. Либо разбейте ячейку по вертикали и добавьте
новое содержимое сверху или снизу.
Выберите пустую ячейку, начните вводить текст, и Access автоматически преобразует
ее в надпись.
Легко вставляйте целые строки или столбцы в формы и отчеты.
Используйте параметры выбора, чтобы выбрать строку, столбец или весь макет и
быстро изменить выбранную группу. Например, выберите весь макет и измените
размер шрифта несколькими простыми действиями.
Форма навигации Новинка
Простое добавление к базе данных средств навигации с помощью перетаскивания. С
помощью формы навигации можно сделать часто используемые формы и отчеты более
доступными и постоянно готовыми к использованию. При создании баз данных для других
13пользователей, например веб-баз данных, можно создавать формы навигации, чтобы
пользователи могли быстро выполнять основные задачи и легко находить остальные.
Рисунок 8.
Создайте
форму
навигации для
базы данных
без написания
кода.
Не требуется писать код и создавать логику переходов. Начните с создания новой
формы навигации и просто перетащите в нее формы и отчеты.
Простые встроенные макеты. Выберите один из шести готовых навигационных
шаблонов с комбинацией горизонтальных или вертикальных вкладок.
Даже в сложных базах данных можно реализовывать формы навигации. Приложения с
большим количеством форм или отчетов Access могут отображаться с помощью
многоуровневых горизонтальных и вертикальных вкладок.
Советы.
Улучшайте элементы управления навигации с помощью новых инструментов «Фигура», которые
находятся на вкладке Работа с макетами форм — Формат в группе Форматирование
элемента управления. Используйте коллекцию Экспресс-стили и выберите параметры
форматирования, соответствующие выбранной теме Office. С помощью коллекции Изменение
фигуры можно преобразовать элементы управления в прямоугольники с закругленными или
обрезанными углами и выполнить многие другие действия.
Добавляйте навигацию в любые формы с помощью нового элемента управления навигацией и
быстро переключайтесь между связанными формами и отчетами.
14Коллекция изображений Новинка
Используйте изображения во всей базе данных. Новая коллекция изображений
позволяет многократно использовать общие изображения в формах и отчетах,
экономя время на разработку. В коллекции изображений можно хранить эмблему
компании, фоны для форм или значки для других объектов, поддерживающих
изображения, таких как кнопки и элементы управления навигацией.
Коллекция изображений предоставляет централизованное хранилище для общих
изображений.
Обновляйте изображения без труда. При необходимости изменения изображения,
например эмблемы компании, не нужно изменять формы и отчеты, в которых
используется это изображение. Просто обновите изображение в коллекции
изображений, и все объекты, в которых используется это изображение, обновятся
автоматически.
Упрощенное взаимодействие с Интернетом. В веб-базах данных общие изображения
кэшируются, оптимизируя загрузку страниц в веб-браузер.
Советы.
Управляйте общими изображениями в коллекции изображений без труда. Щелкните правой
кнопкой мыши изображение в коллекции и выберите команду Удалить, Обновить или
Переименовать.
У вас нет исходного изображения для добавления в коллекцию? Нет проблем. Добавьте в
коллекцию существующее изображение, открыв его страницу свойств и задав для свойства
Тип рисунка значение Общий.
15Создание эффективных форм и отчетов.
Диспетчер правил условного форматирования Улучшение
Более удобный доступ к правилам условного форматирования. Диспетчер правил
условного форматирования в Access 2010 был серьезно улучшен. Теперь можно быстро
переключаться между полями для изменения, добавления или удаления правил условного
форматирования в едином, упрощенном представлении. Самое примечательное состоит в
том, что теперь можно добавлять в поля до 50 условий, а также гистограммы, для
улучшения результатов и анализа.
Управляйте
правилами
условного
форматирования
из одного
расположения.
Немедленная демонстрация результатов. Применяйте правила условного
форматирования, не выходя из диспетчера правил, и уточняйте их при необходимости.
Доступ ко всем полям. Быстро переключайтесь между полями, чтобы просмотреть все
правила условного форматирования и легко изменить их или добавить новые.
Изменяйте порядок правил всего несколькими щелчками мыши. Теперь можно
изменять приоритет применения правил к полям с помощью кнопок «Вверх» и «Вниз».
Не нужно создавать правила повторно.
Гистограммы Новинка
Условное форматирование имеет новый вид. В формы и отчеты Access 2010 можно
добавлять гистограммы с градиентной заливкой для визуализации сравнения значений
или определения трендов. Гистограммы помогут вникнуть в суть данных и принять
наилучшее решение.
16Рисунок 9. Визуализация сравнения значений и выявление трендов с помощью
условного форматирования и новой возможности использования гистограмм.
Автоматическое масштабирование. Гистограммы масштабируются автоматически на
основании наибольших и наименьших значений.
Настраиваемое масштабирование. Определите собственные пороговые значения и
задайте точные значения длины наименьшего и наибольшего столбцов. Либо
используйте выражение для вычисления длины гистограммы.
Совет. Для большей выразительности отображайте только гистограмму и скрывайте значения.
Темы Office Новинка
Применяйте к своим базам данных Access профессиональные разработки. Теперь можно
воспользоваться преимуществами привычных и привлекательных тем Office и применять
их к базам данных с высоким качеством как в Access, так и в Интернете. Выберите одну из
множества готовых тем или разработайте собственную, чтобы получить формы и отчеты
профессионального качества. Благодаря добавлению тем Office в Access 2010 можно
изменить шрифты и даже цвета для всей базы данных всего несколькими щелчками мыши.
17Рисунок 10. Используйте
темы Office и изменяйте
форматирование
многочисленных
объектов базы данных,
выбирая другую тему
Office.
Определите настройки форматирования заранее.Настройте для базы данных тему
Office по умолчанию и при добавлении новых объектов, например форм и отчетов,
Access 2010 будет автоматически использовать эту тему.
Используйте несколько тем Office. К формам и отчетам можно применять разные темы
Office. При изменении темы Office все элементы, использующие эту тему, обновляются
автоматически.
Согласованное форматирование. В Access 2010 используются точно такие же темы
Office, как в Microsoft Word 2010, Microsoft PowerPoint®2010, Microsoft Excel®2010 и
Microsoft Outlook®2010, что позволяет упростить создание соответствующих
документов Office.
Простое использование фирменного стиля. Создайте пользовательскую тему и она
немедленно станет доступна для всех приложений Office, поддерживающих темы
Office.
Совет. Таблицы Access также поддерживают темы Office. Просто выберите шрифты темы из
верхней части списка шрифтов (отмеченные как «Заголовок» или «Элемент») и цвета темы из
цветовой палитры. При выборе другой темы Office для базы данных или при изменении темы
таблицы будут автоматически обновлены в соответствии с новым выбранным форматом.
18Элемент управления типа «Веб-браузер» Новинка
В Access 2010 добавлен новый элемент управления типа «Веб-браузер», который
позволяет пользователю легко создавать гибридные веб-приложения, основанные на
данных. Например, если форма содержит адрес офиса, в нее можно добавить элемент
управления типа «Веб-браузер», который отображает веб-сайт с соответствующей картой
для текущей записи формы. При переходе к другой записи карта динамически
обновляется.
Рисунок 11. Добавьте
элемент управления веб-
браузером для
отображения
динамического веб-
контента.
Интуитивно понятное добавление автоматизации и сложных
выражений.
Построитель выражений Улучшение
Начинающим пользователям может показаться, что построение выражений — это
слишком сложно. К счастью, улучшенный построитель выражений с новой технологией
IntelliSense — автозаполнением, всплывающими подсказками и краткими
сведениями — проведет вас через процесс создания выражений для компонентов Access.
19Рисунок 12. Построитель выражений теперь оснащен технологией IntelliSense.
Ниже описано несколько ситуаций, в которых новые функции IntelliSense могут помочь
быстро и легко создать выражения и уменьшить количество ошибок.
Краткие сведения. При создании выражения, содержащего функцию — сложную
формулу, которая может использовать несколько элементов, называемых
«аргументами», — краткие сведения предоставляют дополнительную информацию о
построении функции и использовании аргументов. Например, если используемая
функция содержит необязательные аргументы, то они будут показаны в квадратных
скобках, что позволит быстро определить, какие элементы должны быть переданы
функции.
Автозаполнение. При вводе имен полей или других элементов, таких как функция,
Access моментально покажет все элементы, соответствующие вводимому тексту. Если
при использовании автозаполнения завершить выбор элемента, нажав клавишу
табуляции, Access автоматически дополнит необходимый синтаксис.
Всплывающие подсказки. Отображаются рядом с выбранным элементом в списке
автозаполнения и предоставляют описание, помогая сразу найти нужный элемент.
20Советы.
Чтобы вручную отобразить все доступные функции IntelliSense, такие как автозаполнение,
нажмите Ctrl + ПРОБЕЛ.
Моментальное получение справки по функции. Наведите курсор мыши на имя функции в
кратких сведениях и щелкните это имя — отобразится раздел справки для данной функции.
Вычисляемое поле Новинка
Access 2010 делает таблицы более мощными, позволяя создавать вычисления и
использовать их во всей базе данных. Не нужно создавать выражения заново в каждой
форме или отчете; также нет необходимости создавать запросы, чтобы сделать выражения
более доступными — теперь можно создавать вычисляемые поля в таблицах, хранящих
используемые в вычислениях данные. Самое большое преимущество вычисляемых полей
заключается в том, что больше не нужно повторять вычисления в рамках одного
выражения.
Конструктор макросов Улучшение
Создавайте макросы без усилий с помощью технологии IntelliSense. Модернизированный
конструктор макросов позволяет гораздо быстрее приступить к созданию макросов с нуля.
Опытные пользователи Access смогут оценить возможности конструктора макросов,
упрощающие создание, изменение и управление макросами для расширения приложений
для работы с базами данных. Конструктор макросов, показанный на Рисунок 13, содержит
каталог макрокоманд с поддержкой поиска, справочные материалы и фрагменты кода
шаблонов.
Используйте функции IntelliSense для быстрого создания макросов и уменьшения
количества ошибок.
Улучшения конструктора макросов позволяют повысить производительность за счет
более быстрого создания кода и простого повторного использования существующих
макросов.
Совет. Публикуйте свои макросы и используйте макросы, созданные другими пользователями.
Просто вставьте код в любой текстовый редактор, а после его вставки в конструктор макросов
Access преобразует его в правильный формат.
Макросы данных Новинка
Теперь логика добавляется прямо в таблицы, и любая форма, запрос и даже внешнее
приложение, связанное с таблицей, будет автоматически наследовать макросы данных.
Макросы хранятся в таблице, а не в объектах, которые используют таблицу.
21Рисунок 13. Используйте макрос данных «Before Delete» для предотвращения удаления
записи из таблицы при выполнении определенного условия.
Ниже описано несколько сценариев, в которых с помощью макросов данных можно
создать более эффективную базу данных.
Если в базе данных товарных остатков количество одной из позиций падает ниже
заданного числа, в другой таблице автоматически создается запись для заказа этой
товарной позиции.
В случае базы данных благотворительных пожертвований — отправка сообщения
электронной почты спонсору с благодарностью за взнос.
В случае базы данных продаж — автоматический расчет скидки, если сумма заказа
превышает заданную величину.
В случае базы данных контактов — уведомление пользователя, если заполнены не все
обязательные поля адреса.
При удалении записи — автоматическое добавление записи в другую таблицу для
ведения журнала аудита.
В случае базы данных задач — присвоение полю процента завершения значения 100
%, если задача отмечена как завершенная.
Совет. Используйте именованные макросы для совместного использования макрокоманд в
макросах данных и коде событий.
22Более эффективная совместная работа
Централизованная площадка для работы с данными.
Связывание, импорт и сбор данных Улучшение
Для начинающих пользователей Access или для тех, кто еще не ознакомился со всеми
функциями этой программы, в Access предусмотрена возможность импорта и привязки
данных из электронных таблиц и баз данных посредством протокола ODBC и сбора данных
посредством электронной почты.5 Получайте данные из различных источников и
используйте в Access привычные средства для их привязки и анализа или создавайте
отчеты, используя связанные или импортированные данные. Ниже описано несколько
сценариев эффективного использования связанных и импортированных данных.
Подключитесь к папке контактов в Outlook и исключите дублирование. Обновите
данные контактов из Access, создайте форму ввода данных и включите в нее правила
проверки данных или используйте отчет Access для создания почтовых наклеек.
Подключитесь к данным, хранимым в книге Microsoft Excel или в списке SharePoint
Server, сгруппируйте и обобщите данные в отчете Access или используйте мощные и
функциональные запросы Access для отображения правильных сведений.
Воспользуйтесь преимуществами СУБД Microsoft SQL Server® и используйте Access для
построения интерфейса, состоящего из форм и отчетов Access, для базы данных SQL.
Используйте для сбора и обновления данных электронную почту.6 Используйте мастер
сбора данных посредством сообщений электронной почты для создания HTML-формы
или формы Microsoft InfoPath® и отправьте ее по электронной почте для ввода
данных.7 При ответе на ваше сообщение получатели смогут заполнить форму, не
выходя из почтового ящика. После получения заполненной формы таблица Access
может обновляться динамически; заполненные формы также могут просматриваться и
обрабатываться получателем из Outlook. Благодаря мастеру сбора данных посредством
сообщений электронной почты данные не нужно копировать или вводить вручную,
чтобы получить их от пользователей, находящихся вне интрасети.
Совет. При импорте данных сохраняйте шаги импорта для повторного использования — Access
поможет создать задачу Outlook для напоминания о повторении импорта.
5
Некоторые связанные источники данных, например Microsoft Excel, не могут обновляться из Access.
6
Для отправки и получения заполненных форм необходим Microsoft Outlook 2007 или более поздней версии. Outlook не
требуется для заполнения форм.
7
Для заполнения форм Microsoft InfoPath необходим InfoPath 2007 или более поздней версии.
23Подключение к веб-службам и поддержка для
Microsoft SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS) Новинка
Веб-службы и бизнес-приложения, например данные учета компании или данные
заказчиков, могут быть включены прямо в создаваемые приложения. C помощью Access
2010 можно просматривать надежные данные, проверенные ИТ-специалистами
компании.8
Более простая организация совместной работы.
Надежные документы Новинка
Разумеется, вы хотели бы защититься от потенциальных возможных угроз вашему
компьютеру и файлам. Но зачем проходить через постоянные проверки безопасности, уже
подтвердив, что файл является доверенным?
Это принято во внимание при создании функции поддержки надежных документов,
которая также доступна в Word 2010, Excel 2010 и PowerPoint 2010, позволяющей экономить
время при обеспечении необходимого уровня защиты. Теперь, после того как
пользователь подтверждает надежность базы данных с активным содержимым (таким, как
макросы), повторные подтверждения не требуются. Access 2010 запоминает, какие файлы
являются надежными, позволяя избежать запросов на подтверждение при каждом
открытии баз данных, надежность которых уже подтверждена.
Рисунок 14. Если база данных находится в надежном источнике, щелкните «Включить
содержимое», чтобы всегда доверять этой базе данных. Чтобы получить
дополнительные сведения перед установлением доверия, щелкните ссылку Запуск
активного содержимого отключен. Щелкните для получения дополнительных сведений
на панели сообщений.
Советы. Что делать, если доверие для базы данных было установлено случайно или в доверенную
базу данных было добавлено новое содержимое? Центр управления безопасностью, доступный в
диалоговом окне «Параметры Access», позволяет одним щелчком мыши сбросить настройки
доверия для баз данных или отключить возможность доверия базам данных.
8
Поддержка для Microsoft SharePoint 2010 Business Connectivity Services настраивается в SharePoint Server 2010.
24Языковые средства Улучшение
Упрощение и настройка многоязычного интерфейса. Пользователи, использующие
многоязыковой пользовательский интерфейс, могут легко получить доступ к единому
диалоговому окну в Access 2010, в котором можно задать настройки для языков
редактирования, отображения и справки. Изменения языковых параметров в Access
автоматически распространяются на все приложения Office 2010.9
Быстрое изменение параметров без необходимости изучать руководство. Если
необходимое программное обеспечение или раскладка клавиатуры не установлены,
отображается соответствующее уведомление и ссылки, помогающие решить эти
проблемы.
Рисунок 15. Настройте разные языки для редактирования, справки и отображения, не
выходя из Access.
9
Приложения, поддерживающие языковые параметры: Access 2010, Excel 2010, Microsoft OneNote ® 2010, Outlook 2010,
PowerPoint 2010, Microsoft Publisher 2010, Microsoft InfoPath 2010 и Microsoft SharePoint Workspace 2010.
25Доступ к работе в любом месте
Новые методы доступа к базе данных.
Веб-база данных Новинка
Интернет стал удобной площадкой для сбора, централизованного хранения и
распространения решений, к которым легко можно получить доступ из любого места, а
также для публикаций и совместной работы. С помощью Access 2010 можно создавать
веб-базы данных, публиковать их на сайтах SharePoint 2010 с поддержкой служб Access и
использовать разрешения SharePoint для ограничения доступа.10 Посетители сайтов
SharePoint могут использовать приложения для работы с базами данных в веб-браузере,
даже если у них нет клиента Access, а вносимые ими изменения синхронизируются
автоматически.
Рисунок 16.
Опубликуйте
веб-базу
данных на
сайте
SharePoint
Server 2010 и
получайте к
ней доступ
через веб-
браузер.
Начните работу быстрее с помощью шаблона. Выберите пустой шаблон веб-базы
данных или начните с шаблона готовой веб-базы данных, такой как веб-база данных
благотворительных пожертвований. Любой из этих вариантов гарантирует веб-
совместимость приложения, позволяя сэкономить время.
10
Для этой функции должны быть включены Microsoft SharePoint Server 2010 и службы Access Services.
26С помощью Access 2010 и SharePoint Server 2010 можно организовать улучшенную защиту
данных, позволяющую обеспечить соответствие требованиям к использованию, архивации
и аудиту данных, а также повышающую их доступность и управляемость.
Совет. Создайте форму навигации для веб-базы данных и настройте ее в качестве веб-формы
просмотра перед публикацией. Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть представление
Backstage, и щелкните Параметры. Найдите веб-форму просмотра в параметрах текущей базы
данных.
Средство проверки совместимости Новинка
Не все компоненты поддерживаются в веб-базах данных и перед публикацией базы
данных могут понадобиться некоторые исправления. Используйте средство проверки
совместимости, чтобы определить, нужно ли внести в базу данных изменения перед ее
публикацией.
Рисунок 17. Проверьте базу данных на веб-совместимость перед публикацией.
27 Не нужно угадывать. Если база данных не проходит проверку совместимости, не нужно
самостоятельно выяснять причину. Все ошибки сохраняются в журнале проверки на
веб-совместимость, где точно указывается причина, приводится ее описание, а также
соответствующие разделы справки, что позволяет сделать необходимые исправления.
Совет. Чтобы применить средство проверки совместимости к одному объекту, щелкните правой
кнопкой мыши этот объект в области навигации и выберите команду Проверить веб-
совместимость.
Кэширование и синхронизация данных Улучшение
Повышение производительности. Если подключение к источнику данных устанавливается
через веб-службы или веб-базу данных, при первом открытии базы данные кэшируются
локально и сохраняются между сеансами Access. При последующем использовании
выполняется синхронизация только измененного содержимого.
Кэширование по умолчанию. Новый режим кэширования Access 2010 включен по
умолчанию для всех вновь созданных баз данных и опубликованных приложений.
Не нужно беспокоиться о сетевом подключении. Access 2010 применяет кэширование
данных, чтобы гарантировать, что изменения, внесенные в приложения и данные
(в том числе и в бизнес-данные) в автономном режиме, автоматически
синхронизируются при восстановлении соединения, позволяя эффективно работать в
любом месте.
Совет. Чтобы использовать преимущества нового режима кэширования для баз данных, созданных
ранее, щелкните вкладку Файл, чтобы открыть представление Backstage, щелкните Параметры и
Текущая база данных. Найдите параметр Использовать формат кэша, совместимый с Microsoft
Access 2010 и более поздних версий в нижней части списка параметров текущей базы данных в
разделе Кэширование веб-службы и таблиц SharePoint.
Microsoft SharePoint Online
При отсутствии Microsoft SharePoint Server 2010 можно использовать программу Microsoft
SharePoint Online, которая также позволяет использовать веб-базы данных и другие
возможности SharePoint Server, например публикацию списков SharePoint или использование
SharePoint для назначения разрешений пользователей и обеспечения безопасности данных.
SharePoint Online позволяет использовать централизованное расположение с высокой
степенью безопасности для управления контентом и рабочими процессами, а также для
эффективной совместной работы в группе. Дополнительные сведения о Microsoft SharePoint
Online см. на веб-сайте http://www.microsoft.com/online/sharepoint-online.mspx (Возможно, на
английском языке).
28Заключение
Разработанный для обеспечения развивающихся потребностей и стилей работы, Access
2010 предоставляет мощные инструменты для организации, анализа и совместной работы
с данными. Благодаря Access 2010 пользователь получает улучшенное взаимодействие с
базами данных, может легко приступить к работе и начать сбор и анализ данных. Также
поддерживается эффективная работа с другими источниками данных и совместная работа
в группе. Кроме того, Access 2010 упрощает доступ к базам данных практически из любого
места, где можно воспользоваться веб-браузером. Access 2010 упрощает и ускоряет
выполнение любых задач, обеспечивая дополнительную гибкость и лучшие результаты.
29Место расположения
Воплощение идей в жизнь
Функции и возможности Расположение
Улучшение Готовые шаблоны баз Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть
данных представление Backstage. Щелкните Создать
и выберите Образцы шаблонов или
Шаблоны Office.com, либо перейдите на
сайт Office.com для поиска других шаблонов.
Новинка Шаблон базы данных Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть
представление Backstage. Щелкните Сохранить
и опубликовать и в разделе Сохранить базу
данных как щелкните Шаблон.
Новинка Форма навигации Начните работу с открытой базой данных. На
вкладке Создание в группе Формы щелкните
Навигация, чтобы просмотреть список
доступных макетов навигации.
Новинка Части приложения Начните работу с открытой базой данных. На
вкладке Создание в группе Шаблоны
щелкните Части приложения.
Новинка Поля краткого Начните работу с открытой таблицей. На
руководства вкладке Работа с таблицами — Поля в
группе Добавление и удаление найдите
Быстрый запуск в области Другие поля.
Новинка Коллекция изображений Начните работу с открытой формой или
отчетом. На вкладке Главная в группе
Режимы щелкните Режим, а затем щелкните
Режим макета. Автоматически появится окно
Работа с макетами отчетов (или форм) .
Добавление общего изображения в форму или
отчет.
Выберите пустую ячейку. На вкладке
Конструктор в группе Элементы управления
щелкните Вставить изображение.
Использование общего изображения в качестве
фона формы.
На вкладке Формат в группе Фон щелкните
Фоновое изображение.
30Функции и возможности Расположение
Улучшение Диспетчер правил Начните работу с открытой формой или
условного отчетом. На вкладке Главная в группе
форматирования Режимы щелкните Режим и затем Режим
макета. Автоматически появится окно Работа
с макетами отчетов (или форм) .
Выберите поле. На вкладке Формат в группе
Форматирование элемента управления
щелкните Условное форматирование.
Новинка Гистограммы Начните работу с открытой формой или
отчетом. На вкладке Главная в группе
Режимы щелкните Режим и затем Режим
макета. Автоматически появится окно Работа
с макетами отчетов (или форм) .
Выберите числовое поле. На вкладке Формат
в группе Форматирование элемента
управления щелкните Условное
форматирование.
В диалоговом окне «Диспетчер правил
условного форматирования» щелкните
Создать правило. В диалоговом окне «Новое
правило форматирования» в поле Выберите
тип правила щелкните Сравнить с другими
записями.
Новинка Темы Office Начните работу с открытой формой или
отчетом. На вкладке Главная в группе
Режимы щелкните Режим и затем Режим
макета. Автоматически появится окно Работа
с макетами отчетов (или форм) .
На вкладке Конструктор в группе Темы
щелкните Темы.
Новинка Элемент управления Начните работу с открытой формой. На
типа «Веб-браузер» вкладке Главная в группе Режимы щелкните
Режим и затем Режим макета.
Автоматически откроется окно Работа с
макетами форм.
На вкладке Конструктор найдите элемент
управления типа «Веб-браузер» в
коллекции Элементы управления.
Улучшение Построитель Начните работу с открытым запросом. На
выражений вкладке Главная в группе Режимы щелкните
Режим и затем Конструктор.
В группе Настройка запроса щелкните
элемент Построитель.
31Функции и возможности Расположение
Новинка Вычисляемое поле Начните работу с открытой таблицей. На
вкладке Работа с таблицами — Поля в
группе Добавление и удаление щелкните
Другие поля. Найдите Вычисляемое поле в
нижней части коллекции.
Улучшение Конструктор макросов Начните работу с открытой базой данных.
На вкладке Создание в группе Макросы и
код щелкните Макрос.
Новинка Макросы данных Начните работу с открытой таблицей. На
вкладке Работа с таблицами — Таблица
найдите макросы данных в группах До
событий и После событий.
Новинка Представление Выберите на ленте вкладку Файл, чтобы
Backstage открыть представление Backstage.
Улучшение Лента Лента расположена в верхней части экрана.
Чтобы настроить ленту, в представлении
Backstage щелкните элемент Параметры, а
затем элемент Настройка ленты.
Новинка 64-разрядная версия Примечание. Данный компонент можно установить
только в 64-разрядных системах. Инструкции по
установке и дополнительные сведения см. на веб-сайте:
http://office.microsoft.com/ru-ru/HA010369476.aspx.
Более эффективная совместная работа
Функции и возможности Расположение
Новинка Подключение к Для подключения к веб-службам:
веб-службам и Начните работу с открытой базой данных. На
поддержка для вкладке ленты Внешние данные в группе
Microsoft SharePoint Импорт и связи щелкните Дополнительно и
2010 Business Службы данных.
Connectivity Services Для служб Business Connectivity Services:
(BCS) Данный компонент настраивается в SharePoint
Server 2010.
Параметры связывания и импорта находятся
Улучшение Связывание и импорт
на вкладке Внешние данные в группе
Импорт и связи.
32Функции и возможности Расположение
Новинка Надежные документы При открытии базы данных, для которой не
было установлено доверие, автоматически
отображается панель сообщений. Если база
данных находится в надежном источнике,
щелкните Включить содержимое, чтобы
всегда доверять этой базе данных.
Параметры надежных документов.
Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть
представление Backstage, и щелкните
Параметры. В диалоговом окне «Параметры
Access» щелкните элемент Центр управления
безопасностью, а затем щелкните
Параметры центра управления
безопасностью. В диалоговом окне
«Центр управления безопасностью» щелкните
Надежные документы.
Улучшение Языковые средства Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть
представление Backstage, и щелкните
Параметры. В диалоговом окне «Параметры
Access» щелкните элемент Язык.
Примечание. При изменении этих параметров из
любого приложения новые значения применяются для
всех соответствующих приложений Office 2010.
Доступ к работе в любом месте
Функции и возможности Расположение
Новинка Веб-база данных Создание новой пустой веб-базы данных.
Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть
представление Backstage. Щелкните Создать,
а затем Пустая веб-база данных.
Создание новой веб-базы данных с
использованием шаблона:
Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть
представление Backstage. Щелкните Создать,
Образцы шаблонов и выберите шаблон в
имени которого присутствует фраза Веб-база
данных.
Примечание. Для этой функции должны быть
включены Microsoft SharePoint Server 2010 и службы
Access Services.
Новинка Средство проверки Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть
совместимости представление Backstage. На вкладке
Сохранить и опубликовать щелкните
Опубликовать в Access Services и затем
Проверить совместимость.
33Вы также можете почитать
