BPM и ECM (СЭД) Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) vs - Виктор Сенкевич PayDox Case Management

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM)
               vs.
        BPM и ECM (СЭД)

                            Виктор Сенкевич
                     PayDox Case Management

Современное предприятие
                         (Инварианты и опции)

        Сотрудники       Документы        Инфраструктура
  Сотрудники взаимодействуют и нуждаются в инструменте делового
взаимодействия. Как минимум, в электронной почте.
   Документы требуют обработки. Как минимум, согласования.
   Сотрудники и документы это навсегда. Инфраструктура же опциональна.

                      Folks & Docs Forever!

Современное предприятие
                         (Инварианты и опции)

        Сотрудники       Документы        Инфраструктура
  Сотрудники и документы – это неотъемлемые компоненты
производственного процесса.
   Инфраструктура опциональна и переменчива. Ее может не быть вовсе.
  Доля виртуальных компаний и удаленно работающих сотрудников уже
весьма существенна. Впечатляющие примеры избавления мировых
брендов от собственных производств, перевод на аутсорсинг не только
производства, но и внутрикорпоративных услуг всем известны.

Классическая BPM-система

  Жестко детерминированные бизнес-процессы хорошо
автоматизируются традиционными BPM-системами

 BPM-системы позволяют автоматизировать структурированные и
формализованные перечни работ, выполняемые на предприятии:
  - обработка однотипных заказов,
  - стандартное оформление командировок,
  - повторяющаяся закупка оборудования и материалов и т.д.

Классическая BPM-система

   Однако о комплексной автоматизации процессов речь не идет.

  Классическая BPM-система не поможет согласовать и
отрецензировать документы между сотрудниками и не предоставит
возможности для документированного обсуждения сотрудниками
связанных с исполнением процесса вопросов и контроля возникающих
при исполнении процесса задач и поручений.

Классическая СЭД / ECM-система

  Классический электронный документооборот осуществляет
комплексную обработку документов: подготовку, рецензирование,
согласование, утверждение, управление версиями и т.п.

Классическая СЭД / ECM-система

  Классическая СЭД управляет процессами только в рамках обработки
одного документа

  СЭД не управляет процессами в целом – она не подскажет, что после
этого документа надо создать другой и не поможет управлять всей
цепочкой документов, входящих в один производственный процесс

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД

   Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) нашел себе удобное место между
BPM и СЭД, заполняя своей функциональностью обширную сферу
корпоративной автоматизации, в которой наблюдаются очевидные плохо
решаемые в настоящее время проблемы – слабоструктурированные
корпоративные процессы, исполнение которых требует взаимодействия и
обсуждений и не описывается заранее жестким детерминированным
алгоритмом.

                               BPM

                               ACM

                   ECM                   CRM

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД

                     Бизнес-процессы ACM
   Оформление приема на работу      Проведение рекламной кампании
   Закупка оборудования             Обработка заказа
   Проведение совещания             Согласование заявок
   Оформление командировок          Оформление займа на автомобиль

     … и любые слабоструктурированные корпоративные процессы,
           требующие обсуждения и обработки документов

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД

  Такие процессы автоматизировались и до ACM , но программировать
приходилось каждый процесс отдельно, создавать отдельные
самостоятельные приложения для отдела кадров, для отдела сбыта и т.п.

   При этом любые изменения в маршрутах исполнения БП или методах
обработки сопутствующих документов как правило требовали
существенной перенастройки приложений, связанной с
квалифицированным программированием.

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД

  Такие корпоративные бизнес-процессы – не что иное как кейсы, т.е.
процессы, с одной стороны, имеющие набор шаблонных действий и
документов, которые можно определить заранее до начала процесса, и,
с другой стороны, требующие в процессе своего исполнения
обсуждений, учета новых обстоятельств, и, соответственно, решения
вновь возникающих задач.

  Автоматизировать такие кейсы с помощью BPM почти невозможно –
в обычных BPM нет достаточной работы с документами, которых
множество в кейсах, и нет поддержки взаимодействия сотрудников,
которые двигают эти процессы.

  А с помощью обычной СЭД можно автоматизировать обработку
документов кейса, но с прохождением всего процесса и
последовательностью создания и обработки документов и задач есть
очевидные проблемы.

  А вот для ACM работа с такими процессами (которых большинство в
корпоративной практике) является очень естественной – ACM для такой
работы и задумана.

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) и BPM

                                   ACM и СЭД
                              ЭтоACM
                                  конкуренты?
                                     и BPM
                              Это конкуренты?

                                            В то же время интеграция BPM и ACM
 Да, в какой-то степени. Но для жестких
                                           весьма перспективна и может обогатить
 детерминированных процессов, которых
                                          оба класса систем, добавляя системам BPM
  тоже много в корпоративной практике,
                                          гибкость и социальность, а системам ACM
 BPM-системы, строго и последовательно
                                          добавляя жесткости и последовательности
контролирующие прохождение процессов,
                                                  на тех участках процессов,
      могут быть предпочтительны.
                                                      где это требуется.

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) и СЭД

                                  ACM и СЭД
                             Это конкуренты?

                                         В то же время они представляют разные
  Нет, это системы, которые взаимно
                                           концепции. СЭД фокусируется вокруг
  дополняют друг друга и стремятся
                                                  обработки документов,
           интегрироваться.
                                            а ACM фокусируется на процессах.

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД
    ACM – максимум автоматизации для слабоструктурированных
                    корпоративных процессов
  Приложение ACM нацелено на результат. Обычно результат описан
в заголовке кейса – принять на работу нового сотрудника, оформить
командировку, обработать заказ и т.п.
  ACM не гарантирует достижение результата (это могут делать только
люди), но ACM контролирует процессы, показывая в любой момент времени
все неисполненные задачи, ответственных сотрудников и всю их переписку
на тему "кто виноват и что делать". И это максимум чем может помочь
автоматизация слабоструктурированным корпоративным процессам.

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM)

             ACM обеспечивает
         максимум автоматизации и
             максимум контроля
        для слабоструктурированных
         корпоративных процессов

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM)

              Кейсы – последовательности
            задач и сообщений, содержащие:

                           Списки
  Описание
                       исполнителей,
   задач,                                          Теги и
                         адресатов,    Документы
 поручений,                                        другие   Бизнес-
            Обсуждения   участников,    и другие
  событий,                                         формы    правила
                        контролеров,     файлы
контрольных                                        данных
                          авторов,
    точек
                       руководителей

ACM и корпоративные регламенты

  Корпоративные регламенты занимают важнейшую роль в управлении
и структурировании корпоративных бизнес-процессов

  Любая автоматизация реально начинается только тогда, когда в
компании появляются корпоративные регламенты, регулирующие
повседневную деятельность организации
  Однако общеизвестным является факт, что
универсального инструмента, позволяющего
автоматизировать разнообразные положения
корпоративных регламентов, не существует
  Проблема, затрудняющая автоматизацию
корпоративных регламентов – их слабая
структурированность. В одном документе
содержатся и формальные хорошо
алгоритмизуемые положения и декларативные
требования к деятельности сотрудников

ACM и корпоративные регламенты

Основная проблема корпоративных регламентов

  Главная проблема «бумажных» корпоративных регламентов –
отсутствие автоматизированного контроля за их исполнением

  Обычно эффективность неавтоматизированных корпоративных
регламентов довольно относительна и напрямую зависит от
прилагаемых усилий по контролю за их соблюдением

  Поскольку все бумажные регламенты –
это тексты соответствующих документов,
то контролеры и исполнители должны эти
тексты с множеством слов читать, понимать,
помнить и правильно интерпретировать

ACM и корпоративные регламенты

  Любые корпоративные регламенты визуально представимы в виде
кейса. Кейс позволяет разместить текстовые описания пунктов регламента
в нужной последовательности. В кейсе также можно предусмотреть и
непроцедурные требования регламента, не являющиеся задачами.

  С помощью системы ACM можно сделать регламент интерактивным,
запустить его на исполнение так, чтобы утвержденный регламент реально
контролировал описанные в нем корпоративные процессы.

   Требования к процедурам легко оформить как чек-лист.

  Но и непроцедурные требования типа
«все должны ходить на работу в галстуках»
или, как в одной канадской компании –
«NO SOCKLESS SANDALS!» тоже можно
оформить как кейс для отдела кадров
по контролю за дресс-кодом.

ACM и корпоративные регламенты

  Корпоративные регламенты, реализованные в виде кейсов в системе
кейс-менеджмента, автоматизируются и становятся интерактивными

  Сотрудники, ответственные за их исполнение, получают напоминания
по email о необходимости проверки конкретных пунктов регламента и
могут оставлять комментарии и отчеты о контроле за исполнением
в самом кейсе регламента

Важные преимущества ACM
                                   «Хаос автоматизировать невозможно!»
                   «Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом!»
                                                  Распространенные заблуждения

  Адаптивность, гибкость ACM позволяет
автоматизировать бизнес-процессы предприятия
«as is», в привычном для сотрудников виде, не
подвергая риску процесс внедрения, не
подвергая    стрессу    персонал,   не    ломая
существующих         бизнес-процессов       для
достижения       теоретически      правильного
состояния «to be». Возможный «хаос», который
при     этом   автоматизируется,     становится
качественно     иным     –    измеряемым      и
контролируемым. После внедрения ACM бизнес-
процессы становятся прозрачными, появляется
возможность совершенствовать их на деле, а не
на бумаге – легко меняя и улучшая шаблоны
кейсов.

Спасибо за внимание!

Контакты

Виктор Сенкевич
E-mail:
Skype: paybot
PayDox Case Management: http://www.PayDox.ru