СЭД на платформе IBM Domino и мобильная работа руководителя
←
→
Транскрипция содержимого страницы
Если ваш браузер не отображает страницу правильно, пожалуйста, читайте содержимое страницы ниже
СЭД на платформе IBM Domino и
мобильная работа руководителя
Крыловский государственный Компания «ИнтерТраст»
научный центр
Заместитель генерального директора по Заместитель генерального
информационным технологиям директора по развитию
бизнеса
А. Куликов В.Ипатов
О компании «ИнтерТраст»
20 лет на рынке СЭД/ЕСМ
около 3000 успешных проектов
8-10% - доля на российском рынке СЭД/ЕСМ
Система CompanyMedia™ входит в число
лидеров на рынке СЭД в категории решений для
крупного и среднего бизнеса
Целевой рынок – средние и крупные
территориально распределенные организации и
холдинги
Коммерческие структуры
Государственных структуры. Поддержка СМЭВ и МЭДО
IBM Premier Partner с 1996 года
Основные характеристики СЭД
CompanyMedia
CompanyMedia – корпоративная полнофункциональная система управления документами,
задачами и личной результативностью
Поддержка сложных, территориально распределенных, оргструктур
Использование системы всеми сотрудниками организации, участвующими в документообороте,
независимо от их должностных обязанностей и местоположения
Несколько видов клиентов: «толстый» (Notes), «тонкий» (поддерживаются браузеры MS
Explorer, Chrome, Firefox, Safari), мобильный - на планшетах iPad, Android и смартфонах
BlackBerry
Поддерживаемые модели управления: директивное, процессное и проектное
Использование СЭД как Головным офисом, так и филиалами, дочерними предприятиями,
аффилированными обществами, производственными площадками и т.д. в режиме:
единой информационной среды,
«сквозного» документооборота и «сквозных» деловых процессов, предусматривающих совместную работу
субъектов организации
Промышленная разработка системы ведется с 1997 год
Технические характеристики СЭД
CompanyMedia
Высокая масштабируемость системы, позволяющая отнести ее к классу
промышленных систем, обеспечивающих работоспособность с большим
количеством данных, пользователей и территориальных объектов
Реализация на платформе IBM Domino
Широкие возможности по интеграции со смежными информационными
системами
Обеспечение защищенного и юридически значимого документооборота
Поддержка централизованного, децентрализованного и федеративного
принципов построения
Различные модели эксплуатации (on-premise и облачная)
Высокая производительность и масштабируемость системы •Распределение нагрузки между несколькими серверами (Domino/РСУБД, TomCat и PGSQL) •Независимое масштабирование слоев •Раздельное хранение и обработка основных данных системы (контента) и структурированных данных (справочников, персональных коллекций документов и др.) •Построение на принципах федеративности •Уникальная технология динамических персональных коллекций документов (ПКД)
Защита информации и юридическая
значимость
• Реализация электронной подписи и в Web и в iPad.
• Наличие сертификатов ФСБ и ФСТЭК на систему
• Лицензии на деятельность по технической защите
конфиденциальной информации
Функциональность CompanyMedia
Процессы ДОУ
Управленческая
подготовка проектов документов деятельность
работа с внешней корреспонденцией выдача поручений
внутренняя переписка контроль исполнения
работа с нормативными и организация заседаний органов
распорядительными документами (НРД) управления
конфиденциальный документооборот планирование
организация работы архива управление персоналом
работа с договорами
организация работы с клиентами
Бизнес-процессы
работа с обращениями граждан
работа с заявками
автоматизация службы технической
поддержки
…
Структура CompanyMedia
Web-клиент Мобильные рабочие места
Клиент Notes
Explorer, Chrome, Firefox, Safari iPad, Android, BlackBerry
Уровень представлений
Решения на основе адаптивного кейс-менеджмента
Документационное обеспечение Планирование рабочего дня
Работа коллегиальных органов
управления руководителя
Обращения граждан Обслуживание клиентов Организация договорной деятельности
Внешнее и внутреннее регулирование
на основе нормативных и Управление закупками Участие в тендерах
распорядительных документов
Защита информации и юридически Налоговая отчетность в
Типовые бизнес-решения
значимый документооборот электронном виде
Уровень бизнес-решений
Нормативные и
Корпоративный
Делопроизводство распорядительные Договоры Заявки Заседания Факс
электронный архив
документы (НРД)
Уровень модулей
ХРАНИЛИЩЕ ДАННЫХ
СИСТЕМНЫЕ СЕРВИСЫ ИНТЕГРАЦИОННЫЕ СЕРВИСЫ
•Active Frame •SAP ERP
•ACM •IBM FileNet
•Workflow ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ И УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ •EMC Documentum
•Help Desk •Opentext Livelink
•Справочники •Управление доступом •Microsoft Sharepoint
•Администрирование •Locker и работа с сертифицированными средствами защиты информации •Liferay
•Формирование дел •СМЭВ
•Поручения •МЭДО
•Контроль исполнения заданий •КЛАДР и ОКМС
•Контроль исполнения поручений •1C
руководителя (КИПР)
•Обсуждение
•Центр отчетов
•Корпоративный тренинг Технологическая платформа IBM Domino
Поддержка работы различных категорий
пользователей
• Повышение прозрачности процессов
• Повышение скорости принятия
решений
• Повышение управляемости организации
ТОП- • Автоматизация профессиональной
менеджеры деятельности
Делопроизводител • Поддержка работы с задачами
и \ Секретари \ • Организация работы над
Служба ДОУ
проектами
• Контроль работы исполнителей
Линейные руководители и
руководители проектных групп
• Выполнение задач и
поручений, подготовка
проектов документов
Сотрудники функциональных
подразделений • Участие в согласовании
документов
Характерные особенности проекта внедрения СЭД CompanyMedia в Крыловском государственном научном центре
О Крыловском государственном научном центре Один из крупнейших мировых исследовательских центров в области кораблестроения и проектирования. Основан в 1894 г. Сферой деятельности ФГУП «Крыловский государственный научный центр» в судостроительной отрасли является высокотехнологичный рынок научно-технической продукции и услуг военного, гражданского и двойного назначения
Крыловский государственный научный центр: Мы разрабатываем стратегию развития отрасли Мы обеспечиваем научными разработками оборонные и гражданские программы в области кораблестроения и морской техники Мы осуществляем научное обеспечение и сопровождение работ по техническому регулированию, стандартизации, сертификации продукции Мы отвечаем за функционирование отраслевых информационных ресурсов Мы плодотворно сотрудничаем с предприятиями нефтегазовой сферы, внося существенный вклад в освоение богатейших шельфовых углеводородных месторождений Мы активно развиваем внешнеэкономическую деятельность и расширяем международное научно- техническое сотрудничество Мы участвуем в работах российско-французской, российско-германской, российско-индийской рабочих групп по военно-техническому сотрудничеству В нашей деятельности, следуя внутренней политике предприятия, мы руководствуемся главным принципом – ответственно, на современном уровне решать задачи, представляемые заказчиками
ИТ- основа процессов деятельности
Инжинирингового центра
Система управления программами и проектами
Информационная безопасность
Фаза 1 Фаза 2 Фаза 3 Фаза 4
Старт проекта Проектирование, подготовка
разработки Разработка Эксплуатация и
технологий производства и производство утилизация
нового изделия
Система управления научно-технической (производственной)
деятельностью
Система управления предприятием
ИТ инфраструктура и системные сервисыРазвитие ИТ инфраструктуры
Выполненные проекты Реализуемые проекты Планируемые проекты
2012-2013 гг 2013-2014 гг 2014-2016 гг
•Строительство СКС и ЛВС
•Строительство объектов второго этапа • Строительство
защищенной (2500 рабочих мест) отраслевого ЦОД
магистральной КСПД (9 •Проектирование • Создание
узлов на территории отраслевого ЦОД суперкомпьютера
КГНЦ пропускная •Модернизация «Крылов»
способность 10 Гб) корпоративной
• Создание
•Строительство СКС и телефонии
ЛВС объектов – (1500 •Внедрение защищенной сети
рабочих мест) видеоконференц связи доступа к ресурсам
•Создание малого ЦОД •Создание комплексной ЦОД
для этапа ИТ системы безопасности
интеграции зданий и территории
КГНЦСистема управления предприятием и
научно-технической деятельностью
Выполненные проекты Реализуемые проекты Планируемые проекты
2012-2013 гг 2013-2014 гг 2014-2016 гг
•1 этап внедрения 1С •2 этап внедрения 1С
•Создание СУ
(бухгалтерский, зарплата (управленческий учет,
программами и
и кадры, складской учет) бюджетирование и др)
проектами полного
•1 этап внедрения СЭД •2 этап внедрения СЭД
жизненного цикла
(делопроизводство, ОРД, (Управление договорами,
изделий судостроения
контроль поручений и госконтрактами, закупки
•Создание системы
др.) ТМЦ, заявки на оплаты)
управления научно-
•Создание единой •Создание СУ НСИ (МТО)
технической
службы каталога (1000 и процессов
деятельностью
пользователей) предоставления услуг
•Создание отраслевого
•Создание системы предприятиям отрасли
электронного архива
единой электронной (на базе НИИ ЛОТ)
научно-технической
почты •Создание научно-
документации
технического порталаИТ- основа процессов деятельности
Инжинирингового центра
ЭТАП 4
От инфраструктуры Системы управления
ЭТАП 3
– проектами и программами
Системы
к комплексным Автоматизация процессов управления
системам управления: предприятием
управления • 1С (2 этап - бюджеты и
управленческий учет)
• Электронный
• Система управления
документооборот
• 1С (1 этап – 100 научно-технической
(2 этап – 500 мест)
(производственной)
мест: бухучет, • Единая электронная
зарплата и кадры, почта • Комплексная система деятельностью
складской учет) управления предприятием • Система управления
• Электронный • Система управления программами и проектами
документооборот нормативно- полного жизненного цикла
(1 этап – 250 мест, справочной информацией изделий судостроения
делопроизводство, (на базе НИИ ЛОТ) • Отраслевая База знаний
контроль поручений ЭТАП 2 • электронный архив • Научно-технический портал
и т.п.) Централизация ИТ научно- технической • Система диспетчеризации
документации вычислительных ресурсов
• Электронный отраслевого
ЭТАП 1 документооборот суперкомпьютера
Сети и (3 этап – 1500 мест)
ресурсы
2012-2013 г. 2013 г. 2013-2015 г. 2014-2016 г.Предпосылки к внедрению СЭД Большой объем хранение результатов бумажного документооборота (около 66 тыс. документов/год: Вх.-22т./Исх.-22т./Вн.-20т./ОРД-2т.) Отсутствие контроля исполнения документов и поручений; Большое время операций, связанных с обработкой и доставкой управленческих документов; Потери времени на поиск информации; Потери документов и договорной документации, их повторное создание и дублирование; Несвоевременность доставки и исполнения; Невозможность организации требуемого контроля и самоконтроля; Длительные типовые процедуры (обсуждения, рассмотрения, согласования).
Предпосылки к внедрению СЭД А также необходимость формализации и создания: Механизмов коллективной работы с учетом ролевых функций Процессной Модели и, как следствие, понимания эффективной организации работы с документацией; Централизованного учета и схемы эффективного распределения ответственности за подготовку и заключение государственных контрактов и договоров («владельцы» процессов ); Документов, определяющих порядок подготовки и заключения договорной документации;
Выбор решения
Требования:
Стабильность работы системы на численности в 3000 участников
Поддержка распределённой инфраструктуры
Наличие внедрений в государственных организациях
Поддержка СКЗИ и наличие сертификатов соответствия
регуляторов
Причины выбора CompanyMedia на платформе IBM Lotus
Domino/Notes:
Реальный опыт работы с государственными организациями
Поддержка территориально распределенных организаций
Положительный опыт сотрудничества
Заявленная поддержка СКЗИ, лицензированной со стороны ФАПСИПромежуточные результаты внедрения
Установка и настройка СЭД.
Информационное обследование Внедрение подсистемы
«Делопроизводство»
• Проведена подготовка
В результате Информационного обследования документооборота системных и предметных
разработаны и утверждены инструкция и регламент по электронному администраторов СЭД.
документообороту во ФГУП «Крыловский государственный научный центр» • Установлена и настроена СЭД
в соответствии с
проведенным
В результате Информационного обследования процессов работы с информационным
договорной документацией: обследованием.
•Определены пять процессов работы с договорной документацией (гос. контракты, • Проверена
договоры на закупку товаров/работ/услуг, договоры по оказанию услуг работоспособность СЭД и
организациям РФ, договоры во исполнение мероприятий ФЦП по обновлению и проведены предварительные
развитию материально-технической базы, договоры с иностранными заказчиками). испытания.
•Оптимизированы процессы работы с договорной документацией: • Обучены пользователи СЭД,
Снят ряд функциональных обязанностей с Генерального директора за счет включая индивидуальное
делегирования ответственности специально созданному системному интегратору. обучение руководителей.
Создано новое подразделение – УДО НИОКР, ответственное за • Проведена опытная
централизованную подготовку и заключение гос. контрактов. эксплуатация подсистем
•Разработаны и утверждены регламенты по подготовке, заключению и исполнению «Делопроизводство» и
договоров. «Поручения», включая:
•Выполнены доработки типовой редакции СЭД в соответствии с утвержденными консультации пользователей,
регламентами. мониторинг работы СЭД и
•Разработаны руководства пользователей по работе с договорами в СЭД. пользователей, устранение
замечаний по настройке СЭД.Развитие системы
Краткосрочные планы - 2014г.
Ввод в промышленную эксплуатацию подсистемы «Факс»,
обеспечивающей обработку поступившей по факсу корреспонденции и
отправки официальных ответов (исходящих писем).
Ввод в промышленную эксплуатацию интеграции СЭД с системой 1С,
включая:
получение из 1С данных о кадровых изменениях;
передачу в 1С данных о заключенных договорах (доп. соглашениях),
согласованных заявок на оплату;
передача в 1С данных из подсистемы Time-Sheet для расчета оплаты.
Проведение опытной эксплуатации и ввод в промышленную эксплуатацию
подсистемы «Договоры».Развитие системы
Среднесрочные планы: 2014-2015гг.
Внедрение решения для работы руководителей в СЭД с
использованием мобильных рабочих мест;
Внедрение подсистемы «Locker» для обеспечения защиты,
формирования и проверки электронной подписи в СЭД;
Тиражирование СЭД – подключение дополнительных рабочих
мест (более 2000);
Доработка СЭД и разработка отчетных форм в соответствии с
потребности пользователей;
Интеграция СЭД со специализированными системами Центра;
Внедрение подсистемы «НРД» для организации процесса
подготовки и публикации официальных нормативных и
организационно-распорядительных документов;
Внедрение подсистемы «Заседания» для подготовки и проведения
заседаний и совещаний.Мобильное рабочее место руководителя высшего звена
Мобильные рабочие места руководителей на iPad Задачи: • Обеспечение реальной мобильности в работе с документами • Обеспечение максимальной оперативности в принятии решений • Обеспечение контроля за работой сотрудников в режиме «реального времени» независимо от местоположения • Информационная поддержка во время заседаний (собраний, совещаний), в т.ч. выездных Функции: • Рассмотрение документов • Подготовка резолюций, визирование и утверждение документов (вручную и с помощью ЭЦП) • Распределение заданий исполнителям и контроль их выполнения • Полная синхронизация с основной информационной системой • Безопасное хранение и передача информации
Начальный экран
Ознакомление с поступившими документами
Рассмотрение, принятие решений
Голосовой комментарийРабота с документами справочного и ознакомительного характера, подготовленными помощником
Мобильное рабочее место на платформе Android
Документооборот на BlackBerry • Подписание документов • Согласование документов • Отправка на согласование до визы • Выдача резолюций • Создание отчетов об исполнении
Вы также можете почитать
