ВЕБИНАР 3 МЕТОДИКА РАЗВЕРТЫВАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА - Владимир Андреев - DocsVision
←
→
Транскрипция содержимого страницы
Если ваш браузер не отображает страницу правильно, пожалуйста, читайте содержимое страницы ниже
ВЕБИНАР 3 МЕТОДИКА РАЗВЕРТЫВАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА Владимир Андреев Президент ДоксВижн
ПЛАН Что внедряем – варианты, как выбирать В чем эффект Методика внедрения
2 ПОДХОДА К ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА
СЭД и СХЭД Единая платформа
• Требуется интеграция • Единая система (не
(2 разные системы) требуется интеграции)
• Разделение полномочий • Единое управление и
управления общий интерфейс
• Требуется дублирование • Снижение издержек
инфраструктуры • Возможность постепенного
• Независимость, снижение расширения решаемых
рисков задач
• Общая структура знаний
• Потенциальные риски2 ПОДХОДА К ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА
СЭД и СХЭД Единая платформа
• Требуется интеграция • Единая система (не
(2 разные системы) требуется интеграции)
• Разделение полномочий • Единое управление и
НЕИЗБЕЖНОЕ
ВРЕМЕННОЕ
управления общий интерфейс
• РЕШЕНИЕснижение
Независимость, • БУДУЩЕЕ!
Снижение издержек,
рисков потенциальные риски
• Требуется дублирование • Возможность постепенного
инфраструктуры расширения решаемых
задач
• Общая структура знанийВ КАКОМ СЛУЧАЕ ИМЕЕТ СМЫСЛ ВЫДЕЛЯТЬ АРХИВ
ДОЛГОСРОЧНОГО ХРАНЕНИЯ
Очень высокая потенциальная нагрузка на архив (для крупных
организаций)
Внедренная СЭД не позволяет реализовать функции СХЭД
Оперативная работа с документами уже удовлетворительно
реализована в бизнес-приложениях
Разделение зон ответственностиВАРИАНТЫ РЕАЛИЗАЦИИ
Единый архив ( презентация 2)
• Комплексная отечественная СЭД/ECM платформа
• Западный продукт класса CSP (Content Services Platform)
СХЭД (слайд 22 презентации 2)
• Типовое решение на базе комплексной отечественной СЭД/ECM
платформы
• Специализированное решениеИМЕЕТСЯ ГОТОВАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ СХЭД Проект системы долгосрочного архива ФОИВ на базе платформы Docsvision
КРИТЕРИИ ВЫБОРА Полнота функциональности Текущая IT инфраструктура • Серверная инфраструктура • Лицензии на серверы БД • Компетенция сотрудников Цена старта Возможность реализации решений собственными силами Наличие сервисной модели Наличие предметных решений в рамках плана развития архива
ПЛАН Что внедряем – варианты, как выбирать В чем эффект Методика внедрения
ИСТОЧНИКИ ЭФФЕКТА Снижение стоимости конкретных бизнес-процессов по различным видам документов Снижение стоимости процессов управления путем оптимизация потоков создания ценности управленческого аппарата (Lean Management) Снижение стоимости владения при использовании общего электронного архива предприятия по сравнению с владением множеством архивов в разных приложениях (экономия на масштабе)
LEAN MANAGEMENT (ЧТО МОЖНО ИЗМЕРЯТЬ?)
Повышают ценность управления «Накладные» затраты
Анализ документов Поиск документов
Создание новых документов Определение контекста для
Принятие решений по решения
документам в контексте Внутренние согласования
процессов Ожидание документа в очереди
Согласование документов с у исполнителя
потребителями и поставщиками Нарушения управленческих
…. регламентов
Затраты на Compliance
….КАЧЕСТВЕННЫЕ ЭФФЕКТЫ Повышение качества управленческих решений, уменьшение рисков Повышение качества работы с контрагентами, повышение их лояльности Создание инфраструктуры для Lean Management Переход на бизнес-ориентированную модель управления ИТ Снижение стрессов участников управления, повышение вовлеченности сотрудников
НЕКОТОРЫЕ ЦИФРЫ
Бумага ЭА Стоимость на 1 документ
Составляющая Кол-во единиц на 1 документ
(руб.) (руб.) (руб.)
Бумага 0.5 руб./лист 0 2 1 руб. /лист
Печать 1,5 руб./лист 0 2 3 руб. /лист
Сканирование 1 руб./ лист 0 0.3 0.3 руб. /лист
Транспорт 57-300 документ 6 0.3 35 руб. /документ
3 (за 5 лет)
Хранение 0.01 1 3 руб./ лист
руб/лист
Экономия: ЮЗДО > 40 руб. /документ
Внутренний
7 руб./ лист
документооборот
• Стоимость внедрения архива – 2 000 000 руб.
• Окупаемость:
• Внутренний документооборот – 280 000 листов
• ЮЗДО – 50 000 документовНЕКОТОРЫЕ ЦИФРЫ
Операция Бумага ЭА
Поиск документов Минуты – часы Секунды
Контроль доставки и сверка документов X человеко–часов Автоматически
Ответы на истребования в контролирующие X человеко-часов
Секунды
органы
Согласование X человеко-часов Сокращение на порядок
Обработка заявок X человеко-часов Сокращение на порядок
Рассылки (получение подписей) X человеко-часов Секунды
Получение KPI (контроль исполнительской
Невозможно Автоматически
дисциплины)ПЛАН Что внедряем – варианты, как выбирать В чем эффект Методика внедрения
2 СТРАТЕГИИ ВНЕДРЕНИЯ
СНИЗУ ВВЕРХ
СВЕРХУ ВНИЗСНАЧАЛА ОБЩЕКОРПОРАТИВНЫЕ ЗАДАЧИ
•Управление закупками
•Финансовый архив
Решения для •Кадровые процессы
функциональных •Технологический архив
•Конструкторская документация
подразделений •СХЭД …
•Работа с офисными приложениями
•Поиск
Общекорпоративные •Работа с процессами и заданиями
•Общее делопроизводство
задачи •Документы совещаний
•…
•Структура хранения
•Безопасность
•Масштабирование
•Управление стоимостью
Базовые функции •Настройка процессов
•Настройка форм документов
•Настройка отчетов
•…СНАЧАЛА СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПРОЦЕССЫ
•Управление закупками
•Финансовый архив
Решения для •Кадровые процессы
функциональных •Технологический архив
•Конструкторская документация
подразделений •СХЭД …
•Работа с офисными приложениями
•Поиск
Общекорпоративные •Работа с процессами и заданиями
•Общее делопроизводство
задачи •Документы совещаний
•…
•Структура хранения
•Безопасность
•Масштабирование
•Управление стоимостью
Базовые функции •Настройка процессов
•Настройка форм документов
•Настройка отчетов
•…ПРИМЕР ЗАДАЧ АРХИВА Архив договорного отдела и процесс согласования договоров, Единый архив первичной бухгалтерской документации, Архив претензий и судебных исков, Технический архив документов процесса технического обслуживания и ремонтов, Документы и процессы СМК, Обще-офисные документы, Видеоархив системы безопасности …
ПОЧЕМУ СНИЗУ ВВЕРХ
Минимизация начальной стоимости проекта
Снижение рисков
Минимизация орг. изменений на каждом шаге
Быстрый эффект
Минимизация интеграционных решений
Возможность применения Agile методик внедрения
Сначала задачи c наибольшей эффективностью
и минимальным количеством участниковAGILE
Раннее протоипирование
Простые решения – без программистов
Короткие итерации и получение эффекта на каждом этапе
Накопление опыта и компонентов решения
Поддержка нескольких версий решений
Независимая модификация отдельных компонентов решения
Можно собирать количественные метрики на каждой итерации
Необходим LOW-CODE инструментарийИЗМЕРЯЙТЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ОТ ВНЕДРЕНИЯ НА КАЖДОЙ ИТЕРАЦИИ Трудоемкость расчета невелика, особенно если заказчик активно участвует в подготовке исходных данных и обсуждении методики Повышает уровень оценки и доверие к результатам проекта Позволяет определить правильную тактику развития архива и избежать неправильных решений Повышает выгоду и окупаемость для заказчика Абсолютные цифры эффекта не так важны, важнее сопоставимость различных вариантов
ПРИМЕР: ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОЕКТЕ Организация - сеть магазинов строительных и хозяйственных товаров в Северо-Западном регионе РФ Цель – снизить трудозатраты на подготовку документов по требованиям Решение – создание электронного архива товарных документов Инициатор и куратор проекта – вице-президент, совладелец Руководитель проекта – финдиректор
ПРОЦЕССЫ РАБОТЫ С БУМАЖНЫМ АРХИВОМ (AS IS)
Поступление документа в архив
Документ
Документ Данные Документ Ручная сверка Размещение
поступил в
поступил в вводятся Привозят бумажного Документа в
бумажный
магазин в Art-Trade В офис документа с 1С бумажном архиве
архив
Документы
Загружаются
из Art-Trade
в 1С
Обработка запроса ФНС
Поиск Сканирование Отправка
Поступил Запрос
в бумажном выборки выборки
запрос выполнен
архиве документов по эл. почтеПРОЦЕСС РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМ И БУМАЖНЫМ АРХИВОМ
(TO BE)
Поступление документа в архив
Документ
Документ Данные Документ Документ Ручная сверка Запись в 1С хранится в
поступил в вводятся Сканируется в загружается Бумажного ссылки на электронном
магазин в Art-Trade сетевую папку в эл. архив документа с 1С документ в ЭА и бумажном
архиве
Документы Размещение
Загружаются документа в
из Art-Trade бумажном
в 1С архиве
Документ
привозят в
офис
Обработка запроса ФНС
Поиск Отправка
Поступил Запрос
в электронном выборки
запрос выполнен
архиве по эл. почтеСТРУКТУРА ЗАТРАТ И ИНВЕСТИЦИИ
Изменение затрат на процесс
Вид затрат Прогноз Факт
Размещение в бумажном архиве Снизятся Да
Хранение в бумажном архиве Снизятся Потенциально
Обработка запроса ФНС Снизятся Да
Сканирование документов Повысятся Да
Штрафы за просрочку ответов Снизятся Потенциально
Инвестиции в проект
• Стоимость ПО Docsvision и ABBYY
• Стоимость оборудования (сервер и сканер)
• Стоимость работРЕЗУЛЬТАТЫ РАСЧЕТА ЭФФЕКТА Экономия на процесс На размещении в бумажном архиве 370 т.р. На хранении в бумажном архиве 270 т.р. потенциально На обработке запросов ФНС 776 т.р. Всего на процесс с МФУ - 882 т.р. Всего на процесс с потоковым сканером 1 143 т.р. Срок окупаемости С МФУ без экономии на хранении в БА - 2,9 лет С МФУ при экономии на хранении в БА - 4,2 лет С потоковым сканером без экономии на хранении в БА 2,3 лет
ПРОЦЕСС РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМ И БУМАЖНЫМ АРХИВОМ
(TO BE)
Поступление документа в архив
Документ
Документ Данные Документ Документ Ручная сверка Запись в 1С хранится в
поступил в вводятся Сканируется в загружается Бумажного ссылки на электронном
магазин в Art-Trade сетевую папку в эл. архив документа с 1С документ в ЭА и бумажном
архиве
Документы Размещение
Загружаются документа в
из Art-Trade бумажном
в 1С архиве
Документ
Потоковое
привозят в
сканирование
офис
Обработка запроса ФНС
Поиск Отправка
Поступил Запрос
в электронном выборки
запрос выполнен
архиве по эл. почтеДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВЫВОДЫ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АНАЛИЗА Потенциальная экономия при автоматизации сверки с 1С = 1 654 т.р. в год Для достижения эффекта надо: • Реализовать потоковое распознавание документов • Автоматизировать сверку с 1С Это даст 2 800 т.р. дополнительного эффекта в год! Целесообразно сделать это до перехода на ЭДО, не усложняя проект
ПРОБЛЕМЫ: ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА Нанесение усовершенствованной подписи (до 14 лет) Перештамповка (раз в 14 лет) или ежегодное переподписание Входной контроль поступающих документов Как реализовать усовершенствованную подпись • Облачная подпись • Разворачивание собственной инфраструктуры Как обеспечить перештамповку • КриптоПро реализовал поддержку CADES-A Альтернативные технологии (Blockchain etc.) избыточны (личное мнение докладчика ) Необходимо нормативное закрепление тех или иных требований к реализации!
ДРУГИЕ ПРОБЛЕМЫ Новая редакция ФЗ • Сокращение количества УЦ • Удостоверяющая третья сторона • Придание официального статуса облачной подписи • Определение полномочий при нанесении подписи??? Обеспечение целостности справочных данных Данные СУБД, САПР и пр. Электронный кадровый документооборот
ИТОГО:
Документы - цифровые активы
им место в электронном архиве!!!!НАЗВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ, ШРИФТ TAHOMA, НАЧЕРТАНИЕ REGULAR,
КЕГЕЛЬ 24 PT
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Андреев Владимир
Президент «ДоксВижн»
andreev@docsvision.com
8(800)505-0565
21Вы также можете почитать
