WorldShip 2019 Руководство пользователя - UPS.com
←
→
Транскрипция содержимого страницы
Если ваш браузер не отображает страницу правильно, пожалуйста, читайте содержимое страницы ниже
WorldShip 2019
®
Руководство пользователя
Программное обеспечение WorldShip - это простой способ
автоматизации процесса оформления грузов. Благодаря этой
программе Вы сможете быстро оформлять документацию и грузы,
предназначенные для доставки UPS, распечатывать накладные и
инвойсы, передавать информацию об отправлениях в UPS и следить за
статусом доставки.
© United Parcel Service of America, Inc.. 2000–2019. Аббревиатура UPS, торговая марка UPS и коричневый цвет
являются товарным знаком United Parcel Service of America, Inc. Все права защищены. 01/19
Содержание
Отправка..................................................................................................................................................1 Тарифы и способы оплаты................................................................................................. 20
Оформление отправлений.................................................................................................................... 1 Топливный сбор..........................................................................................................................................20
Оформление международных отправлений............................................................................... 3 Расчет стоимости.......................................................................................................................................20
Оформление отправлений с отсроченной датой приезда курьера................................ 4 Выбор способа оплаты ...........................................................................................................................20
Оформление возвратов .......................................................................................................................... 5 Оплата третьей стороной......................................................................................................................21
Редактирование отправлений.............................................................................................................. 6
Дополнительные функции и возможности.................................................... 22
Обработка авиагрузов (Air Freight)..................................................................................................... 7
Быстрые команды......................................................................................................................................22
Профили.............................................................................................................................................. 11 Создание списка быстрых команд.....................................................................................................22
Редактор профиля....................................................................................................................................11 Модификация быстрых команд........................................................................................................22
Создание профиля ...................................................................................................................................11 Накладные ошибок, напечатанные во время пакетной обработки...............................23
Присвоение профиля отправителю ...............................................................................................11 Индивидуальные накладные...............................................................................................................23
Назначение профиля клиенту в адресной книге.....................................................................12 Выбор категории накладных...............................................................................................................24
Создание или редактирование шаблона индивидуальной накладной........................24
Отчеты.................................................................................................................................................... 13
Настройки печати индивидуальных накладных.......................................................................25
Печать отчетов............................................................................................................................................13
Ресурсы.................................................................................................................................................. 26
Отмена отправлений или грузов................................................................................ 14
Вызов справки.............................................................................................................................................26
Отмена отправлений в окне «Отправка»......................................................................................14
Номера телефонов службы технической поддержки..........................................................27
Отмена отправлений в окне «История отправлений»
после создания отчета за день ...........................................................................................................15 Перевозка опасных грузов................................................................................................. 28
Маркировка отменяемого места груза или отправления в окне Об опасных грузах.....................................................................................................................................28
«История отправлений» ........................................................................................................................16 Редактирование данных об опасных грузах................................................................................28
Просмотр данных об опасных грузах..............................................................................................29
Конец дня ............................................................................................................................................ 17
Оформление отправлений, содержащих опасные вещества и материалы...............30
Завершение оформления....................................................................................................................17
История и отслеживание отправлений................................................................ 18
Поиск отправлений...................................................................................................................................18
Отслеживание мест груза или отправлений..............................................................................19
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя i
Отправка
Оформление отправлений
Оформление одноместных отправлений
1. Укажите адрес грузополучателя.
2. Выберите вид сервиса UPS.
3. Выберите тип упаковки.
4. Укажите способ оплаты (данные стороны, оплачивающей перевозку).
5. Укажите общий вес отправления и количество включенных в него мест.
6. Выберите параметры доставки и упаковки, применимые ко всем местам.
7. При необходимости укажите объемный вес во вкладке «Детали».
8. Нажмите «Обработать».
Оформление многоместных отправлений на один адрес/одному
получателю
1. С ледуйте указаниям в пунктах 1 - 5 раздела «Оформление одноместных
отправлений» выше.
2. Чтобы добавить еще одно место груза к отправлению, нажмите «Добав»
и введите вес места.
3. Чтобы ввести несколько мест груза с одинаковым весом, укажите число мест в
поле «Мест» и нажмите «Добав». Нажмите «Добавить».
4. Нажмите «Обработать». Примечание. Если процедура не дает ссылку на команду, лента в примерах экрана
свернута. С помощью значков и в правом верхнем углу разверните или
Примечание. После оформления всех грузов и отправлений, перейдите
сверните ленту.
к процедуре закрытия дня.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 1
Отправка
Оформление отправлений (продолжение)
По мере необходимости переключитесь в другой режим обработки отправлений
при помощи вкладки «Отправка» в редакторе системных параметров в меню
«Сервис».
Примечание. Этот системный параметр доступен только в том случае, если на
вашем workstation (компьютере) есть один грузоотправитель Trade Direct с местом
назначения CFS, отличным от Соединенных Штатов, Пуэрто-Рико, Канады или
Виргинских островов США, или один грузоотправитель, не являющийся Trade
Direct, со страной происхождения, отличной от Соединенных Штатов, Пуэрто-
Рико, Канады или Виргинских островов США.
Оформление отправлений с опциями
1. С ледуйте указаниям в пунктах 1 - 5 раздела «Оформление одноместных
отправлений» на стр. 1.
2. В окне отправки выберите раздел «Параметры».
3. Отметьте те опции, которые Вы хотите применить к Вашему отправлению,
и введите необходимую дополнительную информацию в соответствующие
поля.
4. Нажмите «Обработать».
Примечание. После оформления всех грузов и отправлений, перейдите к
процедуре закрытия дня.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 2
Отправка
Оформление международных отправлений
WorldShip можно использовать и для подготовки необходимой экспортной Отключение экспортной документации
документации при оформлении международных отправлений. Если Вы готовите экспортную документацию самостоятельно, Вы можете
Оформление отправления отключить функцию подготовки такой документации в WorldShip следующим
образом:
1. Укажите адрес грузополучателя.
1. На вкладке «Сервис» выберите «Редактор грузоотправителей».
2. Выберите вид сервиса UPS.
2. Нажмите «Изменить» и выберите раздел «Международные».
3. Выберите тип упаковки.
3. Уберите отметки напротив тех документов, которые Вам не нужны (инвойс,
4. Укажите способ оплаты (данные стороны, оплачивающей перевозку).
NAFTA CO или CO), или выберите способ подачи документации, отличный от
5. Введите общее описание товаров и вес отправления. «Предоставление электронной экспортной информации с помощью UPS» в
6. Перейдите на вкладку «Таможенная документация» и введите необходимую разделе «Электронная экспортная информация».
экспортную информацию. В ходе оформления отправления Вы можете отменить создание инвойса.
7. Нажмите «Обработать». Для этого сделайте следующее:
1. В окне отправки выберите вкладку «Таможенная документация».
Загрузить таможенные документы
Активация и выбор UPS Paperless Invoice позволит Вам загружать таможенные
® 2. Удалите отметку в поле «Создать инвойс».
формы, созданные в автономном режиме, вместо вложения бумажных копий Примечание. При отключении функции создания инвойса в WorldShip следует
в отправление. Чтобы загрузить формы, отметьте поле «Загрузить формы» указать таможенную стоимость товаров, включенных в отправление, в целях
во вкладке «Таможенные документы» и выберите формы для загрузки после ускорения таможенного оформления.
нажатия на «Оформить отправление».
Примечание. Международные отправления недокументарного характера должны
сопровождаться шестью экземплярами инвойса (если применимо) и другой
необходимой документацией, которая должна быть прикреплена к главному месту
груза в отправлении.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 3
Отправка Оформление отправлений с отсроченной датой приезда курьера Особая функция WorldShip под названием «Дата вызова курьера» позволяет оформлять отправления с датой передачи курьеру в любой из последующих 183 дней. Активация функции «Дата вызова курьера» Для оформления отправлений с отсроченной отправкой необходимо предварительно активировать эту функцию, выполнив следующие шаги: 1. На закладке «Сервис» выберите «Системные параметры», затем выберите «Отправка». 2. В разделе «Дата вызова курьера» отметьте «День приезда курьера выбирается вручную». На экране появится предупреждение и просьба подтвердить Ваш выбор. 3. Нажмите «Да» и «ОК». © United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 4
Отправка
Оформление отправлений с отсроченной датой приезда Оформление возвратов
курьера (продолжение) UPS предлагает Вам полный спектр услуг, направленных на оптимизацию
Выбор даты приезда курьера процесса возврата товаров клиентами Вашей компании. Для оформления
После настройки системных параметров Вы должны указать дату отправки в окне возвратного отправления Вы можете выбрать отправление из истории
«Выбрать дату вызова курьера». отправлений и повторить его как возвратное или создать новое возвратное
отправление в окне отправки.
Если отправление подлежит незамедлительной отправке, просто нажмите «ОК».
Если же Ваше отправление должно быть отправлено в будущем, нажмите на Создание возвратного отправления
стрелку «вниз», выберите дату приезда курьера в календаре и нажмите «ОК». 1. В разделе «Сервис» выберите вид сервиса UPS.
Выбранная Вами дата отправки появится в заголовке на верхней панели окон
«Отправка» и «История отправлений». 2. Откройте раздел «Параметры» в поле «Опции отправления» выберите
«Услуги возврата».
По мере оформления отправлений, они будут отображаться в разделе
«Ожидание закрытия дня» в окне истории отправлений и будут располагаться 3. Выберите нужную Вам услугу по возврату отправления.
в списке в порядке очередности в зависимости от даты отправки. Активные 4. Укажите товары, вложенные в отправление.
отправления отмечаются буквой «А».
5. Если Вы выбрали электронную возвратную накладную, нажмите «Детали»
Примечание. Если Вы не видите необходимости оформления отправлений с и укажите адрес электронной почты получателя.
отсроченной отправкой, Вам не придется предпринимать никаких дополнительных
действий. Ваша система уже настроена для отправки отправлений в день 6. Укажите адрес отправителя.
оформления. 7. Откройте вкладку «Вид сервиса», выберите тип упаковки, введите
Изменение даты приезда курьера информацию получателя счета за доставку и введите вес отправления.
Чтобы изменить дату приезда курьера до завершения оформления, сделайте 8. Нажмите «Обработать».
следующее:
Примечание. В некоторых географических районах на услуги UPS по
1. На закладке «Главная страница» в окне «Отправка» выберите «Информация возврату отправлений накладываются некоторые ограничения. Перечень всех
о приеме отправлений», затем «Выбрать дату вызова курьера». предлагаемых в вашем регионе услуг можно найти на веб-сайте ups.com.
2. В окне «Выбрать дату вызова курьера» нажмите на стрелку «вниз», выберите
дату приезда курьера в календаре и нажмите «ОК».
Оформление прямого отправления вместе с возвратным отправлением
1. Введите данные отправки.
3. Продолжайте оформление отправлений как обычно. Данные отправления
будут показываться в группе «Ожидание закрытия дня» в окне истории 2. На вкладке «Вид сервиса» поставьте отметку напротив пункта «С услугой
отправлений с определенной датой отправки. возврата».
Чтобы изменить дату отправки после завершения оформления, сделайте 3. Нажмите «Обработать». Начнется печать накладной для прямого отправления,
следующее. а в окне отправки будет автоматически указан адрес для возвратного
1. В окне истории отправлений выберите единичное отправление или целую отправления.
группу отправлений «Ожидание закрытия дня», дату отправки которых Вы 4. Выберите вкладку «Параметры». Опция возврата будет отмечена.
хотите изменить. Выберите необходимую услугу по возврату отправления и введите описание
2. На закладке «Главная страница» выберите пункт «Дата вызова», затем товаров.
«Изменить дату вызова». 5. Нажмите «Обработать».
3. В окне «Выбрать дату вызова курьера» нажмите на стрелку «вниз», выберите
Примечание. Настроить параметры опции «С услугой возврата» можно на вкладке
дату приезда курьера в календаре и нажмите «ОК». Все отправления с новой
«Отправка» редактора системных параметров.
датой отправки будут отображаться в группе «Ожидание закрытия дня»
с соответствующей даты.
Чтобы получить дополнительную информацию, на закладке «Поддержка»
выберите «WorldShip», затем «Справка UPS WorldShip» и введите «Процедуры
оформления отправлений с отсроченной датой отправки».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 5
Отправка
Редактирование отправлений
WorldShip дает Вам возможность редактировать данные уже оформленных Удаление места груза из многоместного отправления
отправлений, для которых еще не создан отчет за день. 1. В разделе «Передача груза» в окне истории отправлений выберите
Редактирование отправлений отправление, содержащее место, подлежащее удалению.
1. В разделе «Передача груза» окна истории отправлений выберите место груза 2. На закладке «Главная страница» выберите «Редактирование/проверка
или отправление, данные которого Вы хотите отредактировать. отправления». Убедитесь в том, что выбраны именно те отправления, которые
необходимо отредактировать.
2. На dкладке «Главная страница» выберите «Редактирование/проверка
отправления». Убедитесь, что выбрано правильное отправление, и внесите 3. При помощи навигационных стрелок рядом с кнопкой «Обработать» найдите
необходимые исправления. место, подлежащее удалению.
3. Нажмите «Обработать». (Вам будет предложено заменить ранее отпечатанную 4. Нажмите «Удалить место». Подтвердите удаление.
накладную новой накладной.) 5. Нажмите «Обработать». (Вам будет предложено заменить ранее отпечатанную
накладную новой накладной.)
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 6
Отправка
Обработка авиагрузов (Air Freight)
Оформление авиагрузоперевозки (Air Freight)
Для отправки авиагруза сделайте следующее.
1. Поставьте отметку в поле «Груз».
2. Укажите адрес получателя.
3. Укажите адрес отправителя.
4. Укажите тип отправления и другие детали, такие как вид сервиса UPS, данные
получателя счета за доставку, данные о товарах, опции доставки, особые
инструкции отправителя или получателя и справочные номера.
5. Для международного отправления укажите экспортный документ и описание
товаров.
6. Решите, хотите ли Вы завершить оформление отправления сейчас или позже.
n Если Вы завершили оформление груза, Вы можете сохранить черновик,
нажав «Сохранить» (в правом нижнем углу). Отправление будет сохранено
в истории отправлений в качестве чернового варианта с указанием даты
сохранения. Если Вы составили опись вложения для чернового варианта
отправления, она не сохраняется. Для того чтобы продолжить оформление,
найдите нужное отправление в окне «История отправлений» и выберите
«Редактирование/проверка отправления» на закладке «Главная страница».
n По окончании ввода данных нажмите «Обработать».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 7
Отправка
Обработка авиагрузов (Air Freight) (продолжение)
Внесение информации о товарах
1. Введите сведения о каждой товарной единице в Вашем отправлении в разделе
«Описание» во вкладке «Сервис». В списке товаров во вкладке «Сервис»
указаны все товарные единицы, включенные в текущее отправление.
2. Ч
тобы добавить единицу товара в список товаров, нажмите «Добав». Чтобы
удалить товары из списка, нажмите «Очистить». На количество товаров,
которое может быть выбрано или добавлено к отправке, ограничений не
накладывается. Такие ограничения рассматриваются в процессе оформления
отправления.
Примечание. Вместо того чтобы вручную добавлять товары к списку, выберите
«Найти» и воспользуйтесь окном поиска, чтобы найти товары, ранее внесенные в
редактор товаров. Такой поиск особенно удобен при оформлении отправлений с
большим количеством товаров.
Запрос тарифов на перевозку авиагруза
Для того чтобы ознакомиться с тарифами на перевозку текущего авиагруза,
сделайте следующее.
1. Нажмите «Получить тариф».
2. В окне тарифов на перевозку ознакомьтесь с подробными сведениями о
тарифах.
3. Нажмите «ОК».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 8Отправка
Обработка авиагрузов (Air Freight) (продолжение)
Выбор даты передачи отправления
Для того чтобы автоматически назначить дату и время доставки во время
оформления отправления для регулярного отправителя авиагрузов, сделайте
следующее.
1. В разделе «Сервис» поставьте отметку в поле «Доставка».
2. Продолжайте оформление отправлений как обычно. После того как Вы
нажмете «Оформить», на экране появится окно «Запрос на доставку».
3. В окне «Запрос на доставку» сделайте следующее.
n В разделе «Отправка штук» опишите единицы обработки (движимые
единицы) в данном грузе.
n В разделе «Доставка» выберите дату и время доставки.
n Нажмите «ОК».
Чтобы автоматически запланировать дату приезда курьера или доставки в
процессе оформления отправления
для нерегулярного отправителя авиагруза, выполните следующие действия.
1. Начните оформление отправлений как обычно. После того как Вы нажмете
«Оформить», на экране появится окно «Нужно отпр. Груз».
2. В окне «Нужно отпр. Груз» сделайте следующее.
n В разделе «Отправка штук» опишите единицы обработки (движимые
единицы) в данном грузе.
n В окне «Передача отправления» выберите нужную опцию: передача
отправления или доставка.
Примечание. Выбор опции определит, какие поля в этом окне будут
активированы, а какие нет.
n В разделе «Доставка» выберите дату и время доставки.
n В поле «Запрос» укажите нужные данные или воспользуйтесь данными
раздела пункта отправки.
nУ кажите дату передачи отправления, время готовности груза и время работы
места передачи.
nВ поле «Куда отпр. груз» укажите необходимые сведения.
Примечание. Во всех остальных полях отображается адрес отправителя, и они
не подлежат изменениям.
n Нажмите «ОК».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 9Отправка Обработка авиагрузов (Air Freight) (продолжение) Просмотр истории отправки авиагрузов Чтобы проверить статус авиагруза (-ов), откройте окно «История отправлений». Значок указывает на авиагруз определенного отправителя. © United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 10
Профили
Редактор профиля
Используйте Редактор профиля для создания, удаления и изменения
профилей, которые состоят из набора заранее заданных параметров,
таких как настройки услуг, упаковки, доставки и справочных номеров.
Каждый профиль может быть присвоен либо одному, либо нескольким
грузоотправителям.
Создание профиля
1. На закладке «Сервис» выберите «Создание/редактирование профиля».
2. В первом окне редактора профиля нажмите «ОК».
3. Введите или выберите предпочтительные значения в полях для всех вкладок
данного раздела. Выбранные значения параметров будут использоваться в
качестве значений по умолчанию в полях окна отправки.
4. В ленте нажмите «Сохранить».
5. В окне «Сохранить Профиль как», введите уникальное имя до 35 символов и
нажмите «ОК».
Примечание. Если вы хотите создать новый профиль в существующем профиле,
выберите существующее имя профиля, измените поля, и на ленте щелкните
«Сохранить как». В окне «Сохранить Профиль как», введите уникальное имя до
35 символов и нажмите «ОК».
Присвоение профиля отправителю
1. На закладке «Сервис» выберите «Создание/редактирование профиля».
2. В ленте редактора профилей нажмите «Назначить профиль отправителям».
3. В окне профиля отправителя:
n Д ля того чтобы присвоить профиль конкретному отправителю, выберите
нужный профиль в колонке «Профиль» рядом с номером и названием
отправителя.
n Д ля того чтобы присвоить определенный профиль всем отправителям,
выберите нужный профиль в поле «Присвоить профиль всем отправителям»
и нажмите «Присвоить».
4. Нажмите «ОК», а затем «Закрыть Редактор профиля».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 11Профили
Назначение профиля клиенту в адресной книге
1. На закладке «Главная страница» выберите «Адреса», затем «Адресная книга».
На экране появится редактор адресной книги.
2. Введите данные нового получателя или, для того чтобы найти получателя
в адресной книге, нажмите кнопку поиска , расположенную рядом с полем
«Компания или Ф.И.О». В окне поиска адресной книги найдите и выберите
существующего клиента, а затем нажмите «Выбрать».
3. В поле «Профиль» выберите название профиля.
4. Д ля нового получателя нажмите «Добавить новый адрес» или нажмите
«Изменить адрес» для уже существующего получателя.
5. По окончании ввода и выбора данных нажмите «Закрыть».
Примечание. Mожно присвоить с помощью «Редактор грузоотправителей» или
путем выбора профиля в окне отправки.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 12Отчеты
Печать отчетов
По завершении процедуры закрытия дня генерируются несколько отчетов, n Сводную информацию, предназначенную для проверки получаемых
которые могут быть автоматически распечатаны. отправлений курьером UPS;
Детальный отчет об отправлениях за день n Специальное поле, отведенное для указания имени и фамилии курьера UPS,
Такой отчет содержит данные обо всех отправлениях, оформленных с принимающего отправления, времени приема и общего числа принятых
момента завершения последней процедуры закрытия дня, в котором указаны курьером отправлений.
получатели и данные доставки для каждого отправления и общий итог по всем Важно. Не забудьте передать оба экземпляра данного отчета курьеру UPS,
отправлениям. В редакторе системных параметров на вкладке «Изменение принимающему Ваши отправления. Курьер UPS при помощи считывающего
отчета об отправках» Вы сможете настроить автоматическую печать данного устройства отсканирует штрихкоды, указанные в отчете. Затем курьер должен
отчета по завершению процедуры закрытия дня. подписать оба экземпляра отчета и указать время приема и общее число принятых
Отчет о высокостоимостных отправлениях отправлений в нижней части отчета. Курьер должен оставить один экземпляр отчета
Вам, и Вы можете хранить его в своем архиве. Второй экземпляр остается у курьера.
Автоматически распечатывается по завершению процедуры закрытия дня, если
было оформлено отправление с объявленной стоимостью выше определенного Подробный манифест отправлений (за исключением США,
значения и во время обработки отправлений «С услугой возврата». Этот отчет Пуэрто-Рико и Канады)
содержит номер для отслеживания, идентификационный номер, справочный Такой отчет автоматически генерируется и печатается в ходе выполнения
номер и объявленную стоимость для каждого высокостоимостного отправления. процедуры закрытия дня в том случае, если при передаче данных о Ваших
Важно. Не забудьте передать данный отчет курьеру UPS, принимающему Ваши отправлениях в UPS произошел сбой. Этот отчет содержит данные об
ценные отправления. Курьер должен подписать отчет и указать время приема и отправлениях, подлежащих передаче курьеру UPS.
общее число принятых высокостоимостных отправлений на последней строке Важно. Не забудьте предоставить данный отчет курьеру UPS, принимающему Ваши
отчета. Поскольку эти данные указываются в отчете, который курьер забирает отправления.
вместе с отправлением, сделайте копию этого отчета, если Вам необходимо иметь
эти данные в своем архиве. Поскольку на данном отчете стоит подпись курьера Контрольный отчет о передаче данных в UPS (за исключением США,
и содержатся сведения, написанные от руки, он не может быть распечатан в Пуэрто-Рико и Канады)
нескольких экземплярах. Такой отчет автоматически генерируется и распечатывается в ходе выполнения
процедуры закрытия дня для консолидированных грузов UPS Trade Direct в том
Итоговый манифест по отправлениям (за исключением США,
случае, если получатель находится за пределами США и Пуэрто-Рико. Этот отчет
Пуэрто-Рико и Канады)
подтверждает успешную передачу данных отправления на сервер UPS в процессе
Такой отчет автоматически генерируется и печатается в ходе выполнения оформления.
процедуры закрытия дня и содержит данные об отправлениях, подлежащих
передаче курьеру UPS. Важно. Внимание! Не забудьте предоставить данный отчет курьеру UPS,
Данный отчет включает в себя: принимающему Ваши отправления.
n Данные Вашего клиентского номера;
n Штрих-код с Вашим клиентским номером, уникальный идентификационный
номер каждого отправления и общее число отправлений, подлежащих
передаче курьеру;
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 13Отмена отправлений или грузов
Отмена отправлений в окне «Отправка»
WorldShip дает Вам возможность отменять отправку уже оформленных
отправлений, не прошедших процедуру закрытия дня. Отменить отправку можно
и после завершения создания отчета за день.
1. Чтобы отменить отправку или удалить отправление, выберите «Отмена» на
закладке «Главная страница» в окне отправки.
2. Ознакомьтесь с инструкцией об отмене отправления и нажмите «ОК». После
этого на экране появится окно истории отправлений, в котором будет выделено
отправление, которое было оформлено последним.
3. Убедитесь, что выделено правильное отправление. При необходимости
выделите другое отправление.
4. Если на значке отправления отображается стрелка вверх, , , , вам
необходимо будет удалить отправление на странице «Отмена отправлений»
в интернете. На закладке «Главная страница» выберите «Отмена».
а. Программа WorldShip предложит вам использовать страницу «Отмена
отправлений» в интернете.
Примечание. Значки со стрелкой вверх указывают на то, что какая-то подробная
информация о грузе уже отправлена в UPS.
5. Если значок отправки не имеет стрелки вверх:
а закладке «Главная страница» выберите «Отмена». Появится сообщение
а. Н
о подтверждении.
б. Нажмите «Да». Рядом с отправлением или грузом появится значок Х.
Примечание. Если отправление, которое вы пробуете отменить, уже прошло
процесс завершения дня, а портал отмены отправлений поддерживает отмены для
вашей страны, вы будете перенаправлены на сайт в США для заполнения заявки
на отмену отправления на ups.com (только английский). См. раздел «Отмена
отправлений и грузов из окна истории отправлений после отчета за день».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 14Отмена отправлений или грузов
Отмена отправлений в окне «История отправлений»
после создания отчета за день
1. В окне истории отправлений выделите номер для отслеживания отправления,
подлежащего отмене.
2. На закладке «Главная страница» выберите «Отмена».
3. Нажмите «ОК». После этого на экране появится страница отмены отправлений,
на которой Вы сможете завершить отмену отправления.
4. После завершения отмены отправления вернитесь в WorldShip.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 15Отмена отправлений или грузов
Маркировка отменяемого места груза или отправления в окне
«История отправлений»
При отмене отправлений на странице отмены отправлений UPS отмена не будет
автоматически отражена в истории отправлений WorldShip, но Вы можете
вручную пометить отправление как отмененное. Поскольку такая отметка
сама по себе не влияет на статус отправления в системе UPS, чтобы отменить
отправление, Вы должны выполнить все необходимые процедуры на странице
отмены отправлений UPS, прежде чем вручную отметить отправления в
WorldShip.
1. В окне истории отправлений выделите грузы, отмененные на странице отмены
отправлений UPS.
2. На закладке «Главная страница» выберите «Установить отметку для
отправления». Рядом с отправлением или грузом появится отметка.
3. На закладке «Главная страница» выберите «Отмеченные действия», затем
«Отмена отмеченных действий». Рядом с отправлением или грузом появится
значок Х.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 16Конец дня
Завершение оформления
WorldShip передает в UPS данные о Ваших отправлениях по каналам электронной
связи. В один день может быть создано несколько отчетов за день.
Завершив оформление всех отправлений в группе, подлежащей отправке,
завершите создание отчета за день. Данные действия должны быть проделаны до
приезда курьера.
Процесс закрытия дня
1. В окне истории отправлений выберите отправления в группе «Ожидание
закрытия дня».
2. На закладке «Главная страница» выберите «Отчет за день».
3. Подтвердите свое решение. WorldShip отправит на печать отчеты,
генерируемые в процессе закрытия дня.
Дополнительную информацию можно найти в разделе «Печать отчетов».
4. Если оформление отправлений с отсроченной датой отправки активировано,
то на экране появится окно «Выбрать дату приезда курьера». Нажмите на
стрелку «вниз», и выберите дату приезда курьера в календаре (в течение
последующих 183 дней). Нажмите «ОК».
5. Не забудьте передать курьеру необходимые отчеты при передаче отправлений.
Дополнительную информацию можно найти в разделе «Печать отчетов».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 17История и отслеживание отправлений
Поиск отправлений
1. Чтобы найти отправление, оформленное ранее, на вкладке «Главная страница»
выберите «Поиск в истории отправлений».
2. В окне истории отправлений нажмите кнопку «Поиск».
3. Введите информацию, необходимую для поиска отправления, и нажмите
кнопку «Поиск».
Чтобы получить дополнительную информацию по поиску отправлений, на
вкладке «Поддержка» выберите «WorldShip», затем «Справка UPS WorldShip» и
введите «Поиск отправлений».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 18История и отслеживание отправлений
Отслеживание мест груза или отправлений Отслеживание отправлений с веб-сайта UPS
1. На закладке «UPS.com» выберите «Отслеживание отправлений UPS». Из
Отслеживание в окне истории отправлений WorldShip Вы перейдете на веб-сайт UPS в раздел отслеживания отправлений.
1. Д ля того чтобы проверить статус одного места груза в окне истории
отправлений, выберите нужное место, выделив его номер для отслеживания. 2. Введите номер для отслеживания UPS во вкладке «Отследить места груза и
На закладке «Главная страница» выберите «Отслеживать», затем выберите груз» и нажмите «Отследить».
«Отслеживать это место груза». 3. Следуйте инструкциям.
2. Д
ля отслеживания нескольких мест груза в окне истории отправлений 4. Для того чтобы вернуться в WorldShip, закройте страницу отслеживания.
сделайте следующее:
n Чтобы проверить статус всех отправлений за определенный день, выделите
дату отправки, а для отслеживания всех мест многоместного отправления
выделите нужное многоместное отправление.
n На вкладке «Главная страница» выберите «Отслеживать», затем выберите
«Отслеживать несколько мест груза.». На закладке «1Z» окна менеджера
номеров для отслеживания нажмите «Добавить» и «Список отслеживания».
Примечание. Вы можете проверить статус отправлений за несколько
определенных дней или статус нескольких отправлений. Для этого выделите
нужные даты или нужные отправления и нажмите «Добавить».
3. Из WorldShip Вы перейдете на страницу отслеживания отправлений веб- сайта
UPS, где будут показаны данные отправлений.
4. При желании Вы сможете распечатать эти данные.
5. Для того чтобы вернуться в WorldShip, закройте страницу отслеживания.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 19Тарифы и способы оплаты
Топливный сбор Выбор способа оплаты
Все тарифы за доставку отправлений UPS включают топливный сбор. Время Поля в разделе получателя счета предназначены для выбора лиц, ответственных
от времени размер данного сбора может меняться. Обновление для Вашего за оплату транспортных расходов, сборов и налогов, связанных с доставкой
программного обеспечения будет предоставлено автоматически. отправления. Эти поля появляются в нескольких окнах приложения (например,
в разделе «Сервис» окна «Отправка»). Поля получателя счета включают:
Чтобы получить информацию о топливном сборе UPS, посетите веб-сайт ups.com
или на вкладке «Поддержка» выберите «WorldShip», затем выберите «Справка «Получатель счета за доставку» - получателем счета за транспортировку мест
UPS WorldShip» и введите «Топливный сбор». груза или всего отправления может быть грузоотправитель, получатель или
третья сторона.
Расчет стоимости Оплата налогов и сборов - получателем счета по налогам и сборам, связанным
Калькулятор стоимости поможет Вам вносить изменения в тарифы отправителя, с доставкой мест груза или всего отправления, может быть отправитель,
показываемые в WorldShip для отправителей. Данные изменения не влияют на получатель или третья сторона.
оплачиваемую Вами стоимость услуг UPS по доставке Ваших отправлений. Они Разделение сборов и налогов (если применимо) - отметьте данное поле,
касаются только тех тарифов на перевозку, на основании которых Вы взимаете если Вы хотите, чтобы сборы, связанные с транспортировкой отправления,
плату с Ваших клиентов за доставку товаров. были оплачены лицом, оплачивающим транспортные расходы, а не лицом,
Для того чтобы открыть калькулятор, выберите на закладке «Сервис» параметр оплачивающим налоги. При отметке данного поля название поля «Получатель
«Дополнительный сервис», затем выберите «Калькулятор стоимости». Вы счета за доставку» будет изменено на «Получатель счета за доставку и сборы»,
увидите, что окно калькулятора разделено на две вертикальные панели. В а название поля «Получатель счета по сборам и налогам» - на «Получатель
левой панели Вы должны выбрать отправителя, а в правой панели появятся счета по налогам». Чтобы отменить данные изменения, уберите отметку в поле
соответствующие категории тарифов (например, на услуги, дополнительные «Разделение сборов и налогов». Каждый раз, когда вы ставите отметку в поле
сборы, надбавки). Чтобы открыть все тарифы, которые можно изменить в данной или убираете ее, на экране будет появляться сообщение о необходимости
тарифной категории, выберите категорию тарифа в левой панели или дважды подтвердить выбор.
щелкните мышью по категории на правой панели.
Чтобы получить поэтапные инструкции по этой теме, из меню «Справка» окна
«Калькулятор стоимости» выберите параметр «Справка».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 20Тарифы и способы оплаты
Оплата третьей стороной
1. Инструкции по оформлению отправлений находятся на стр. 1 данного
руководства. Вот что Вам необходимо сделать:
n Укажите адрес грузополучателя.
n Выберите вид сервиса UPS.
n Выберите тип упаковки.
n В разделе «Отправление оплачивает» выберите «Третья сторона». После
этого на экране появится окно «Адрес третьей стороны».
2. В окне «Адрес третьей стороны» укажите адрес и клиентский номер UPS лица
или компании, которые будут оплачивать все расходы, связанные с текущим
отправлением, которые обычно оплачивает отправитель. Нажмите «ОК».
3. В окне отправки укажите вес отправления и нажмите «Обработать».
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 21Дополнительные функции и возможности
Быстрые команды 3. Чтобы настроить выбранную команду, сделайте следующее.
Редактор быстрых команд позволяет выбирать команды из предустановленного n Если Вы выбрали команду, которая может быть добавлена более одного
списка команд и на закладке «Импорт/экспорт» настраивать их для раза, на экране появится редактор быстрых команд, позволяющий настроить
использования. См. «Создание списка быстрых команд». выбранную команду. См. раздел «Модификация быстрых команд».
n Если вы выбрали команду, которую можно добавить только один раз,
перейдите к пункту 4.
Совет: Примечание. Для каждой команды автоматически задаются параметры
по умолчанию. Чтобы изменить эти параметры, нажмите «Изменить». См. раздел
«Модификация быстрых команд».
4. Разместите команды в списке быстрых команд в нужном Вам порядке.
n Чтобы передвинуть команду вверх, выберите ее и нажмите «Вверх».
n Чтобы передвинуть команду вниз, выберите ее и нажмите «Вниз».
5. Чтобы просмотреть и начать использовать список быстрых команд, на закладке
«Импорт/экспорт» выберите команду из списка быстрых команд.
Модификация быстрых команд
1. На закладке «Импорт/экспорт» выберите «Создание новой команды».
2. В окне редактора быстрых команд добавьте новую команду.
n Выберите нужную команду в поле «Доступные команды».
n Нажмите «Добавить».
Если Вы добавили команду, которая может быть добавлена более одного
Создание списка быстрых команд раза, на экране появится редактор быстрых команд, в котором будет показана
1. На закладке «Импорт/экспорт» выберите «Создание новой команды». информация о выбранной команде. Название команды будет указано на верхней
панели окна. Перейдите к этапу 4.
2. В окне «Редактор быстрых команд» создайте команды для списка быстрых
команд. Если Вы добавили команду, которая может добавляться только один раз,
название команды будет указано в поле «Выбранные команды». Если Вы хотите
n Чтобы добавить команду, выберите команду в поле «Доступные команды» изменить настройки команды, перейдите к пункту 3 этого раздела. В противном
и нажмите «Добавить». Команда добавится в поле «Выбранные команды». случае перейдите к пункту 7.
n Чтобы удалить команду, выберите ее в поле «Выбранные команды» и
3. Чтобы изменить настройки команды, уже имеющейся в списке быстрых
нажмите «Удалить».
команд, сделайте следующее:
n Чтобы удалить все команды, нажмите «Удалить все».
n Выберите нужную команду в поле «Выбранные команды».
n Нажмите «Изменить».
На экране появится окно редактора быстрых команд, в котором будет показана
информация о выбранной команде. Название команды будет указано на верхней
панели окна.
Чтобы изменить настройки команды, которая может добавляться более одного
раза, перейдите к пункту 4 этого раздела. В противном случае перейдите к пункту 5.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 22Дополнительные функции и возможности
Модификация быстрых команд (продолжение) Индивидуальные накладные
4. Выполните необходимые действия. Редактор индивидуальных накладных позволяет создавать, сохранять, изменять
n К лиентский номер отправителя. В поле «Выбрать номер отправителя» и удалять различные шаблоны индивидуальных накладных. На индивидуальных
нажмите на стрелку «вниз», и найдите нужный номер. накладных могут быть размещены изображение, рекламное сообщение, текст,
поля отправления или сочетание вышеперечисленного. Чтобы указать, какой
nП рофиль. В поле «Выбрать профиль» нажмите на стрелку «вниз» и найдите шаблон индивидуальной накладной должен использоваться, укажите накладные
нужный профиль. для печати при работе с профилем или добавьте кнопку к настраиваемой панели
nН ачать импорт по ключевым параметрам. Выберите название шаблона в инструментов.
поле «Начать импорт по ключевым параметрам».
nП акетный импорт. Выберите название шаблона в поле «Начать пакетный
импорт».
n Пакетный экспорт. Выберите название шаблона в поле «Начать пакетный
экспорт».
5. Д ля того чтобы добавить к команде всплывающую подсказку, в поле «Текст
подсказки» введите нужный текст (не более 80 знаков) или используйте
стандартный текст, предусмотренный программой.
6. Нажмите «ОК».
7. Повторите процедуру, если необходимо, или нажмите «ОК».
Накладные ошибок, напечатанные во время пакетной обработки
WorldShip по умолчанию напечатает накладные ошибок для всех грузов,
отправка которых не прошла проверку во время пакетной обработки. Накладная
идентифицирует ошибку в информации, которую необходимо исправить для
оформления груза, и служит в качестве метки для создания надлежащего
порядка накладных к грузам. Опция «Print Error Label during Batch Processing»
(печать накладной ошибок во время пакетной обработки) находится в разделе
«Preferred Label Printing» (параметры печати накладных) закладки «Настройка
печати» в окне редактора системных настроек.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 23Дополнительные функции и
возможности
Выбор категории накладных
Убедитесь, что в принтер накладных загружена нужная категория накладных.
Требуемые категории накладных различаются по типам используемых шаблонов
индивидуальных накладных, а именно:
n С помощью шаблона заголовка на ярлыке отправления можно настроить
верхнее двухдюймовое дополнительное поле накладной следующих размеров:
Термоэтикетка 4 x 8 или 4 x 8¼, лазерная печать 8½ x 11 (1 накладная на
страницу), лазерная печать 8½ x 11 (2 накладные на страницу) и лазерная печать
A4 210 x 297.
n С помощью шаблона «Doc Label» (документальная накладная) можно настроить
нижнее двухдюймовое поле накладной следующих размеров: Термоэтикетка 4 x
8 или 4 x 8¼ (перфорированная).
n Шаблон «Накладная получателя» (Consignee Label) позволяет
персонализировать любую часть накладных получателя (дополнительных
накладных, не заменяющих накладные отправления) следующих размеров: 4 x
8 или 4 x 6.
Создание или редактирование шаблона индивидуальной
накладной
1. На закладке «Сервис» выберите «Создание/редактирование индивидуальных
накладных». На экране появится редактор индивидуальных накладных.
2. Для редактирования существующего шаблона сделайте следующее:
n В разделе существующих шаблонов выберите нужный Вам шаблон.
n Нажмите «Изменить». На экране откроется окно редактирования шаблона.
Примечание. Вы не можете редактировать или удалять образцы шаблонов UPS.
Вы можете скопировать и отредактировать шаблон образца UPS. См. этап 3.
n Перейдите к этапу 6.
3. Если Вы хотите использовать существующий шаблон (например, стандартный
шаблон UPS) для создания на его основе нового шаблона, сделайте следующее:
n В разделе существующих шаблонов выберите шаблон, который Вы хотите
использовать как основу.
n Нажмите «Копировать». На экране откроется окно копирования шаблона.
n В поле ввода названия нового шаблона ведите название длиной не более 50
знаков и нажмите «ОК». На экране откроется окно редактирования шаблона.
n Перейдите к этапу 6.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 24Дополнительные функции и возможности
Создание или редактирование шаблона индивидуальной 7. Чтобы модифицировать поля и текст, размещенные на шаблоне, сделайте
следующее.
накладной (продолжение) n Выберите нужное поле или текст на шаблоне.
4. Для удаления существующего шаблона сделайте следующее: n В разделе «Параметры поля» измените шрифт и параметры выравнивания,
n В разделе существующих шаблонов выберите шаблон, подлежащий сделайте текст жирным или укажите штрихкод.
удалению. n В перечне «Поля WorldShip» измените длину поля.
n Нажмите «Удалить». На экране появится просьба подтвердить удаление. n Нажмите «Изменить».
n Нажмите «Да». На экране появится редактор индивидуальных накладных. 8. Чтобы удалить поля из шаблона, сделайте следующее:
n Перейдите к этапу 11. n Чтобы удалить одно поле, выберите его и нажмите «Удалить». На экране
5. Чтобы создать новый шаблон, сделайте следующее: появится просьба подтвердить удаление. Нажмите «Да», и поле будет
n В разделе «Новый шаблон» найдите поле «Тип шаблона», нажмите на удалено из шаблона.
стрелку «вниз», и выберите тип накладной. n Чтобы удалить все поля из шаблона, нажмите «Удалить все». На экране
n В поле «Template Name» (название шаблона) введите название нового появится просьба подтвердить удаление. Нажмите «Да», и все поля будут
шаблона длиной не более 50 знаков. удалены из шаблона.
n Нажмите «Создать». На экране откроется окно редактирования шаблона. 9. Д ля того чтобы протестировать созданную накладную, нажмите «Пробная
6. Д
обавьте нужные элементы в шаблон при помощи одной из следующих печать накладной». Данная накладная будет направлена на принтер,
функций. указанный в разделе системных параметров.
Примечание. Расположите поля WorldShip в алфавитном порядке, нажав на 10. Чтобы связать шаблон индивидуальной накладной с профилем, выберите
столбец поля в накладной. соответствующее поле профиля в поле «Связать с профилем». Сохраненный
шаблон индивидуальной накладной будет использоваться для всех
n Чтобы добавить поле, в списке «Поля WorldShip» нажмите на стрелку «вниз»
отправлений, оформляемых с использованием выбранного профиля.
и выберите тип поля. Выберите нужное поле в одной из категорий полей,
затем при помощи мыши переместите поле на то место в шаблоне, куда Вы Примечание.. Вы также можете связать индивидуальную накладную с
хотите поместить данное поле. профилем, нажав на «Выбрать индивидуальную накладную» в окне
«Редактор профиля».
n Чтобы добавить пользовательский текст, введите до 45 знаков в поле
«Пользовательский текст», нажмите «Добавить текст» и нажмите на то 11. Нажмите «ОК».
место в шаблоне, куда Вы хотите поместить данный текст.
n Чтобы добавить поле без текста, поставьте отметку в поле «Добавить только Настройки печати индивидуальных накладных
поле данных». 1. На закладке «Сервис» выберите «Редактор системных параметров», затем
n Чтобы добавить данные тестирования, поставьте отметку в поле выберите закладку «Настройки печати».
«Отображать данные тестирования» для заполнения поля данными 2. Выделите соответствующий принтер накладных в таблице принтеров и нажмите
тестирования. «Настройки печати».
n Чтобы добавить изображение в шаблон, выберите изображение в
3. В окне «Настройки печати накладных» выберите правильную конфигурацию
библиотеке изображений и при помощи мыши переместите изображение
накладной. При необходимости обновите данные в полях «Размеры категории
на то место на шаблоне, куда Вы хотите поместить данное изображение.
накладной» и «Использование дополнительного поля» для соответствующего
n Чтобы добавить изображение в библиотеку изображений, нажмите на типа накладной.
«Добавить изображение в библиотеку». В окне «Добавить изображение»
введите адрес изображения или нажмите на «Поиск» и найдите нужное 4. Нажмите «Применить».
изображение. Нажмите «ОК». Изображение будет сохранено в библиотеке 5. В закладке «Настройки печати» поставьте отметки в соответствующих полях,
изображений. чтобы выбрать накладную «Документ» или «Получатель»
n Чтобы добавить горизонтальную линию в шаблоне, нажмите «Добавить
6. Нажмите «Обновить» и «ОК».
линию» в поле «Шаблон», нажмите на то место, где она должна начинаться,
удерживая левую кнопку мыши, проведите линию до того места, где она
должна кончаться, и отпустите левую кнопку мыши.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 25Ресурсы
Вызов справки 2. По телефону:
У вас есть несколько возможностей для вызова справки: Если у Вас возникли вопросы о технической стороне WorldShip, ответов на
которые Вы не смогли найти ни в данном руководстве, ни в руководстве по
1. Справочные файлы программного обеспечения установке, которое можно найти на веб-сайте ups.com, позвоните в службу
Справка WorldShip технической поддержки по одному из телефонов, указанных на следующей
n Д ля того чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос, на закладке странице.
«Поддержка» выберите «WorldShip», затем выберите «Справка UPS Прежде чем звонить, пожалуйста, подготовьте следующие данные:
WorldShip». В разделе «Указатель» введите ключевые слова задачи, термин n Ваш клиентский номер UPS, номер версии программного обеспечения
или данные и нажмите клавишу «Ввод». WorldShip (в нижнем правом углу экрана WorldShip);
n Д ля того чтобы получить общую информацию о WorldShip, на закладке
n Название и версия операционной системы Вашего ПК и тип принтера;
«Поддержка» выберите «WorldShip», затем «Справка UPS WorldShip», затем
перейдите в раздел «Содержание» и выберите тему. n Тип доступа к Интернету (прямой или коммутируемый).
n Чтобы получить доступ к файлам справки с информацией о конкретном окне,
нажмите знак вопроса «?», который может находиться в правом верхнем углу и
выберите интересующее Вас поле и нажмите кнопку «Справка» (если она есть)
или зажмите одновременно клавиши «Shift» и «F1».
n Руководство пользователя и руководство по установке WorldShip доступны
в формате PDF для просмотра и печати. Проверьте, установлено ли на вашем
компьютере программное обеспечение Adobe® Reader®, которое можно
загрузить с adobe.com. Чтобы загрузить руководства, сделайте следующее:
1. Н
а вкладке «Поддержка» выберите «WorldShip», затем «Руководства
пользователя UPS WorldShip».
2. На странице «Руководства пользователя WorldShip» нажмите на ссылку
«Загрузить» рядом с нужным вам руководством.
3. Просмотрите и распечатайте нужный Вам документ, если необходимо.
.
Аббревиатура UPS, торговая марка UPS, коричневый цвет и ups.com являются товарными знаками United Parcel Service of America, Inc.
Adobe Reader является зарегистрированной торговой маркой Adobe Systems Incorporated. Все права защищены.
© United Parcel Service of America, Inc. 2000–2019. Все права защищены. 01/19 Руководство пользователя 26Вы также можете почитать
