ПРЕДПОСЫЛКИ СОЗДАНИЯ ЕЦО МТС И ДАЛЬНЕЙШИЕ ПЛАНЫ РАЗВИТИЯ - Главный бухгалтер ОАО "МТС" И.Р.Борисенкова
←
→
Транскрипция содержимого страницы
Если ваш браузер не отображает страницу правильно, пожалуйста, читайте содержимое страницы ниже
ПРЕДПОСЫЛКИ СОЗДАНИЯ ЕЦО МТС И
ДАЛЬНЕЙШИЕ ПЛАНЫ РАЗВИТИЯ
Главный бухгалтер ОАО «МТС» И.Р.Борисенкова
Ноябрь 2011Содержание
Предпосылки создания ЕЦО МТС
Экономический эффект от создания ЕЦО МТС
Текущее состояние
Дальнейшие планы по развитию ЕЦО МТС
2От консолидации к единому центру
обслуживания
В рамках программы консолидации МТС прошла путь от 68 бухгалтерий и 23 учетных систем до 8 МРБЦ и 1
учетной системы в 2007г. и ЕЦО в 2011г.
Текущий
момент
ЭТАП 1: ЭТАП 2: ЭТАП 3: ЭТАП 4: ЭТАП 5: ЭТАП 6:
Стандартизация процессов Создание нескольких МРБЦ Упрощение и оптимизация Создание единого Создание мульти- Перевод
и систем и перевод обслуживания процессов бухгалтерского центра функционального обслуживания
и перевод обслуживания общего центра других компаний
обслуживания Группы в
общий центр
Начало 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Консолидация Общий центр обслуживания
4Предпосылки создания ЕЦО МТС
Основная предпосылка создания ЕЦО МТС - высокие трудозатраты на выполнение бизнес-процессов
учетной функции.
Повышение прозрачности финансовой функции в Компании путем внедрения
Видение и ЕЦО МТС, основанного на принципах сервисной модели
1
стратегия Сокращение численности финансовой функции и затрат на осуществление
учетной функции
Процессы, орг. Оптимизация и стандартизация учетных процессов
2 структура и
система контролей Реализация механизма непрерывного совершенствования
Системы и Интеграция информационных систем во все учетные процессы Компании
3
технологии Повышение уровня производительности в результате доработки OeBS
Управление Бизнес-партнерство
4 отношениями с
клиентами Высокая степень удовлетворенности со стороны бизнеса
5 Местоположение Перенос всех учетных процессов в оптимальное местоположение
Персонал и Прозрачная и понятная система мотивации
6 корпоративная
культура Построение единой команды
4Ведущие российские и мировые
компании, внедрившие ОЦО
В России создание общих центров обслуживания является новой тенденцией для крупных передовых
компаний, в то время как за рубежом глобальные компании уже создали и постоянно расширяют функционал
ОЦО
Hewlett
Exxon Mobil
BT Packard
Shell IBM
P&G
BASF
Samsung
Electronics
Zurich Vodafone
Diageo
GE
Эффективность
BHP Billiton Nestle GSK
СУЭК
Anglo
РУСАЛ American
X5 Retail BMW
Wal-mart
ТНК-ВР МТС
Arcelor
BAT
Mittal
Роснефть Tesco
Северсталь
РЖД
Лукойл
Росатом
Старт Развитие Рост Оптимизация
- Российские компании - Мировые компании *Источник: Внутренние исследования КПМГ
5Зависимость снижения затрат и
повышения эффективности при
использовании ЕЦО во времени
Использование модели ЕЦО приводит к сокращению затрат на содержание вспомогательных функций на
40-80% и повышению эффективности
Повышение
Сокращение затрат
Затраты / эффективности
Стандартизация и эффективность Повышение прозрачности и
унификация бизнес - Стандартизация бизнес-процессов управляемости компании
процессов 10%-20% (отказ от лишних функций)
Снижение трудозатрат на Повышение качества
Распространение лучших управленческой информации
внутренних практик бизнес-процессы за счет
10%-20%
оптимизации и автоматизации
Уменьшение времени
Отказ от / передача принятия решения
нетиповых операций во •Экономия за счет
внешние подразделения 20%-30% изменения
местоположения Четкое распределение ролей
и ответственности
Устранение дублирования •Экономия на
функций масштабе по 1-ой
10%-30% функции Развитие ключевых
•Снижение затрат на Постоянный компетенций и навыков
–
Экономия на масштабе технологии; мониторинг и
•Экономия на масштабе совершенствование Внедрение культуры
Сокращение коммуникаций по нескольким функциям клиентоориентированного
за счѐт единого подхода
местоположения
Автоматизация и отказ от
выполнения ручных
операций (ERP, электронный Построение Расширение Развитие Время
документооборот, системы
самообслуживания и т.п.)
Сокращение затрат Повышение эффективности
Точка «запуска» единого центра обслуживания
6Динамика численности финансовой
функции
Численность в ШЕ финансовой функции в % от общей численности Компании Численность финансовой функции
«МТС», выраженная в % от общей
численности Компании, до
сокращения персонала приближалась
к среднему значению данного
1422
показателя среди российских
компаний. В рамках проекта по
внедрению ЕЦО МТС данный
948 показатель планируется сократить на
6,20% 6,33% 2 процентных пункта;
4,22%
После окончания проекта по
внедрению ЕЦО МТС численность
финансовой функции Компании будет
Российские компании MTС (до сокращения) MTС (после сокращения) значительно ниже среднего уровня
данного показателя для российских
компаний
7Эффект от мероприятий по
оптимизации в рамках проекта по
созданию ЕЦО
Изменение численности учетной Типы мероприятий
функции в результате проекта по
созданию ЕЦО МТС, ШЕ • Эффект масштаба
• Распространение лучших внутренних практик
900 • Организационно-функциональные изменения
800 879
-45%
• Улучшение работы информационных систем
700 • Проектные инициативы МТС
600
500
485
400
300 Примеры мероприятий
200 Проектные инициативы МТС:
Внедрение и оптимизация модулей расчѐтов с физическими лицами (Payroll) и учѐта
100 рабочего времени (Time & Labor) в OeBS;
0 Внедрение электронного хранилища данных.
До проекта После проекта Улучшение работы ИТ-систем:
(1-2 года)
Доработка процесса проверки платѐжных поручений в OeBS;
Автоматизация валютного контроля.
Организационно-функциональные изменения:
Устранение дублирования функций;
Сокращение административно-управленческих функций.
8Изменение численности бухгалтерской
функции после создания ЕЦО МТС
В результате проекта по созданию ЕЦО МТС значительно поменялась организационная структура
бухгалтерской функции, а именно: была сокращена численность сотрудников, осуществляющих операционный
учет и административные функции, и созданы принципиально новые отделы для повышения эффективности и
качества учетной функции.
Админ. функции / Руководство 4 -88% ШЕ после выполнения проекта
32 (1-2 года)
20
Корпоративная отчетность 26
-23%
ШЕ до выполнения проекта
20 -17%
Бухгалтерская отчетность (вкл. КЦ) 24
14
Налоговая отчетность 58
-76%
68
Учет доходов 161
-58%
86
Счета к оплате 202
-57%
97
Учет основных средств и МПЗ 180
-46%
11
Расчеты с персоналом 52
-79%
147
ГУиК 152
-3%
14
Консультирование 24
-42%
4
Развитие и работа с МР
9Преимущества от создания ЕЦО МТС
Построение Единого Центра Обслуживания (ЕЦО) позволит МТС занять лидирующие позиции среди российских
компаний и приблизиться по показателям эффективности вспомогательных функций к передовым западным
компаниям
При построении ЕЦО ОАО «МТС» использовала лучший опыт ведущих международных компаний по внедрению
Единых Центров Обслуживания
ИЗМЕНЕНИЯ В КОМПАНИИ МТС ПОСЛЕ СОЗДАНИЯ ЕДИНОГО ЦЕНТРА ОБСЛУЖИВАНИЯ
Повышение прозрачности принимаемых решений на уровне всей компании, в том числе за счет повышения
1
качества управленческой и финансовой отчѐтности и снижения сроков еѐ подготовки
2 Устранение дублирования функций между смежными подразделениями
3 Унификация и стандартизация бизнес-процессов компании
4 Распространение лучших практик и развитие ключевых компетенций и навыков
5 Повышение уровня автоматизации бизнес-процессов в компании
6 Сокращение расходов на выполнение учетной функции
7 Внедрение культуры клиентоориентированного подхода во вспомогательных функциях
10Каналы поддержки сотрудников
функциональных подразделений при
взаимодействии с ЕЦО МТС
Процесс ответов на вопросы ФП
Шаг-1: ГУиК
Шаг-2: Отдел консультирования ЕЦО МТС
(получение информации с помощью
информационного портала; обращение по
телефону)
Шаг-3: Поддержка бухгалтера соответствующей
группы учета
Методологическая и нормативная
документация
Методологические документы МТС (Учетная
политика и т.п.)
Портал по методологии
Положение о ЕЦО, Положение о департаментах
ЕЦО, об отделах, Должностные инструкции
Тренинговые материалы и т.п.
11Получение «обратной связи» о работе
ЕЦО МТС (1/2)
Комитет по контролю предоставления услуг – основной коллегиальный орган по контролю качества услуг ЕЦО
со стороны ФП. Заседания Комитета проходят ежеквартально. От каждого МР назначается по одному ответственному
лицу для сбора и предоставления информации для Комитета, в том числе жалоб со стороны КЦ и ФП, которые
должны быть вынесены на обсуждение. Деятельность Комитета регламентируется Положением о Комитете по
контролю предоставления услуг.
Цель работы Разработка и предоставление рекомендаций по вопросам качества предоставляемых
Комитета ЕЦО услуг, их оптимизации и оценка рисков.
На ежеквартальных заседаниях Руководство ЕЦО МТС получает «обратную связь» от
участников Комитета о работе ЕЦО МТС.
Директор по корпоративной отчетности и Директор ЕЦО
финансам Директор департамента по ведению учѐта ЕЦО
Состав Главный бухгалтер, БФИ КЦ Директор департамента по сводной отчетности ЕЦО
участников Финансовый директор по работе с МР Директор Департамента корпоративного развития
Комитета Директор Департамента корпоративной Начальник отдела развития и работы с МР ЕЦО
отчетности Директора прочих ФП МР*
Директор Макро-региона «Поволжье»
Функции
Обеспечение выполнения обязательств согласно регламенту ЕЦО
Анализ результатов КПЭ и определение целевых значений КПЭ
Подготовка инициатив о необходимости внедрения нового вида услуг и
повышению эффективности
Решение проблем и конфликтов
Обеспечение взаимодействия между ЕЦО и потребителем услуг с целью
совершенствования процессов
*)Директора ФП и МР принимают участие в работе Комитета в качестве приглашенных участников
12Получение «обратной связи» о работе
ЕЦО МТС (2/2)
Для получения «обратной связи» о работе ЕЦО Отдел взаимодействия и работы с МР анализирует созданные на портале Sharepoint заявки,
претензии и предложения по оптимизации работы ЕЦО , а также организует рассылку специально разработанных анкет, которые заполняют
сотрудники функциональных подразделений в МР.
Информация, полученная в результате опросов сотрудников функциональных подразделений в МР, позволяет непрерывно улучшать
качество сервиса и эффективность работы ЕЦО МТС.
Пример анкеты «обратной связи» Формы представления результатов «обратной связи»
Полностью удовлетворен 7%
«Взаимодействие с ЕЦО
отличное, бухгалтера
грамотные, всегда помогают и
Удовлетворен 40% подсказывают, как и что
сделать правильно, если
Затрудняюсь допускаем ошибки»
24%
ответить
Не удовлетворен 24%
«Несвоевременное и не всегда
качественное проведение
Совершенно
не удовлетворен
4% документов в OEBS»
Степень удовлетворенности уровнем Положительные и негативные
взаимодействием с ЕЦО МТС отзывы на работу ЕЦО МТС
Полученные результаты анкетирования исследуются и предоставляются
руководству ЕЦО МТС для анализа в форме графиков, гистограмм, таблиц,
отзывов в произвольной форме и другими способами.
13Статус проекта по созданию ЕЦО МТС
ЕЦО МТС функционирует с 1 мая 2011г. В настоящее время производится вывод учетной функции из МР Москва.
Функционал всех остальных МРБЦ уже передан в ЕЦО МТС.
Этап 2
Этап 3 Внедрение пилотов Этап 4 Тиражирование
Детальный дизайн ЕЦО
Направле-
ние работ
08.10 09.10 10.10 11.10 12.10 01.11 02.11 03.11 04.11 05.11 06.11 07.11 08.11 09.11 10.11 11.11 12.11
Подготовка и внедрение Пилота 0
Пилот 0
Внедрение:
МР ПЭ**
Сибирь Вывод учетной функции Ключевые точки :
из МР
Подготовка к Пилоту 1
Подбор персонала, настройка ИТ • обучение персонала
Пилот 1 систем Обучение Внедрение:
ПЭ*
ЕЦО и ФП МР
МР Вывод
учетной
Дальний
функции из • перевод учетной
Восток МР
функции из МР в ЕЦО
Подготовка к Пилоту 2:
Подбор персонала, настройка ИТ
систем
Пилот 2 Внедрение:
Обучение персонала ПЭ
МР Юг
Вывод
учетной
функции из
МР
Подбор персонала
Релиз 1 Найм и
обучение
МР персонала
Северо- Подготовка к
Запад, Релизу
Центр,
Найм персонала в ОКО
Урал, ЕЦО МТС
Поволжье
Вывод учетной
функции из МР
Анализ специфических Вывод
учетных процессов учетной
ф-ции из МР
Релиз 2 * ПЭ: Подготовка обучающих
материалов по
МР Москва промыш специфическим процессам
ленная
Обучение персонала
эксплуат
ация
Начало промышленной
эксплуатации ЕЦО МТС 14Функции Отдела консультирования
ЕЦО МТС
Отдел консультирования ЕЦО МТС выполняет следующие функции:
Директор ЕЦО
• Консультирует сотрудников функциональных блоков по вопросам работы ЕЦО,
ведения учета и учетным процессам;
• Принимает заявки от функциональных подразделений электронным путем на портале в
системе или по телефону, регистрирует поступившие запросы и
обрабатывает их;
Директор • Связывает сотрудников функциональных подразделений с бухгалтером
департамента ЕЦО
по сводной соответствующей группы учета в нестандартных ситуациях, требующих
отчетности компетенции специалиста бухгалтерии;
• Фиксирует изменения статусов запросов сотрудников функциональных подразделений,
Закрывает решенные инциденты и запрашивает оценку удовлетворенности инициатора;
• Формирует отчеты по статистике запросов и претензий.
Отдел
консультирования
Начальник отдела Отдел консультирования подчиняется Директору департамента ЕЦО по
сводной отчетности, который напрямую подчиняется Директору ЕЦО МТС
Поступление обращения Обработка инцидента Закрытие инцидента
Функции специалистов Отдела Функции Отдела консультирования в ЕЦО Функции специалистов Отдела
консультирования в ЕЦО МТС: МТС: консультирования в ЕЦО МТС:
• Уточнение запроса/проблемы; • Решение инцидента, возникшего в • Закрытие инцидента после его решения
• Регистрация инцидента, в момент рамках учетной функции; в статусе «Решен»;
которой инициатору в ФП направляется • Передача инцидента для решения в • Автоматическое уведомление инициатора
письмо с номером инцидента и подразделения ЕЦО МТС при инцидента (заявки/вопроса) о его
содержанием его полей; необходимости. разрешении;
• Автоматическое уведомление • Оценка удовлетворенности инициатора
инициатора о регистрации инцидента. Функции бухгалтеров в ЕЦО МТС: решением инцидента.
• Решение инцидента при его поступлении
от Специалиста отдела консультирования.
При необходимости эскалирует вопросы
на уровень КЦ.
15Функции Отдела развития и работы с
МР ЕЦО МТС
Отдел развития и работы с МР:
• осуществляет методологическую поддержку по управлению и развитию ЕЦО МТС;
• обеспечивает взаимодействие с МР;
Директор ЕЦО • производит оценку результатов деятельности ЕЦО МТС.
Отдел развития и работы с МР в рамках оценки результатов деятельности ЕЦО МТС
ежемесячно запрашивает информацию, необходимую для расчета КПЭ у других отделов
и ГУиК, а также производит выгрузки из ИТ-систем.
Отдел развития и
работы с МР
Отдел развития и работы с МР напрямую подчиняется Директору ЕЦО МТС.
Методологическая поддержка по Обеспечение взаимодействия с Оценка результатов деятельности
управлению и развитию ЕЦО МР ЕЦО МТС
МТС
Ответственность: Ответственность: Ответственность:
• Обеспечение контроля эффективности • Обеспечение взаимодействия с МР, • Расчѐт и анализ КПЭ деятельности
существующих бизнес-процессов ЕЦО анализ требований МР к услугам ЕЦО МТС; ЕЦО МТС;
МТС, разработка и внедрение • Организация «обратной связи» и • Определение целевых значений
необходимых изменений; ответного реагирования со стороны КПЭ и их пересмотр;
• Управление проектами по расширению ЕЦО МТС на запросы МР. • Подготовка материалов и отчетов
функционала ЕЦО МТС (интеграция о результатах деятельности ЕЦО МТС.
МРБЦ, бухгалтерских функций других
бизнес-единиц, новых функций в состав
ЕЦО МТС).
16Дальнейшие планы развития:
перевод части функций по
транзакционным закупкам в ЕЦО МТС
Основной целью проекта является повышение эффективности функции транзакционных закупок
и сокращение затрат на их выполнение.
Проект по переводу функции транзакционных закупок предусматривает 3 этапа:
Перевод в ЕЦО без значительных изменений и оптимизации бизнес-процессов функции;
Стандартизация и унификация бизнес-процессов функции;
Оптимизация и проведение мероприятий по повышению эффективности функции.
В рамках проекта планируется увеличение численности ЕЦО на 55 ШЕ к концу 2012 года за счет поэтапного
сокращения численности функции в макрорегионах.
Операции, выполняемые в рамках функции Передача
транзакционных закупок в ЕЦО МТС
Инициирование и согласование Заявок на приобретение работ, услуг На начальном этапе проекта
планируется перевод
Выбор поставщиков работ, товаров и услуг
ограниченного функционала
Ведение договорных работ (Общие соглашения, Контракты, Заказы без транзакционных закупок.
Контракта)
В дальнейшем возможно
Ведение договорных работ (Заказы к контрактам, Релизы) расширение перечня
Проверка и ввод первичной документации
операций, выполняемых в
ЕЦО.
Оплата счетов при поставке ТМЦ, услуг, НМА
Сверка с контрагентами
Отчетность
Ведение единого номенклатурного справочника (ЕНС)
Создание и ведение справочника поставщиков
17Дальнейшие планы по развитию ЕЦО МТС
Повышение эффективности без увеличения количества персонала
Дальнейшая оптимизация и автоматизация процессов ЕЦО МТС (сокращение
сроков закрытия периода и сроков предоставления финансовой отчетности)
Расширение обслуживаемых функций
Возможность предоставления услуг дочерним компаниям в группе МТС
18Вопросы?
19Вы также можете почитать
